KINNITATUD Tartu Ülikooli administratsioonidirektori

10. detsembri 2001.a korraldusega nr 33

(jõustunud 01.01.2002)

TARTU ÜLIKOOLI DOKUMENTIDE LOETELU

* Sarja tähises kasutatavad struktuuriüksuste ja ülikooli asutuste koodid vaata www.ut.ee Üldinfo→Struktuur

 Teabekandjad:

LL	dokumendihalduse infosüsteem Livelink
ÕIS	Õppeinfosüsteem
TIS	Teadusinfosüsteem
Concorde	rahanduse- ja personaliinfosüsteem
Hansa Classic	raamatupidamise programm
Archibus	kinnisvarahalduse infosüsteem
Paradox	andmebaasi programm (digitaalne kartoteek)
e-dok	elektroonne dokumendifail
P	Paber

FUNKTSIOON:

JUHTIMINE

TÄHIS 1

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus või töötaja	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
1-1/AA-	Tartu Ülikooli põhikiri	Jurist	Alatine		e-dok, P
1-2/UK-	Tartu Ülikooli struktuur ja koosseis	Üldosakond	Alatine		e-dok, P
1-3/kood-	Nõukogude istungite või koosolekute protokollid	struktuuriüksused, ülikooli asutused	Alatine		LL, P
1-4/AA-	Ülikooli nõukogu otsused	akadeemiline sekretär	Alatine		LL, P
1-5/AA-	Ülikooli nõukogu määrused	akadeemiline sekretär	Alatine		LL, P
1-6/kood-	Valitsuste istungite või koosolekute protokollid	struktuuriüksused, ülikooli asutused	Alatine	AK	LL, P
1-7/AA-	Kuratooriumi istungite protokollid	akadeemiline sekretär	Alatine		LL, P
1-8/RE-	Rektori käskkirjad	rektori vastutav sekretär	Alatine		LL, P
1-9/kood-	Rektori, prorektorite, direktorite ja dekaanide üldkorraldused	rektoraat, ülikooli asutused, dekanaadid	Alatine		LL, P
1-10/kood-	Tsiviilõiguslikud lepingud	struktuuriüksused, ülikooli asutused	Alatine	teadus- ja arenduslepingud AK	LL, TIS, P
1-11/AA-	Ülikooli nõukogu akadeemilise komisjoni koosolekute protokollid	akadeemiline sekretär	Alatine		LL, P
1-12/kood-	Ajutiste komisjonide koosolekute protokollid	struktuuriüksused, ülikooli asutused	10 a		LL, P
1-13/kood-	Aastaaruanded	struktuuriüksused, ülikooli asutused	Alatine		LL, P
1-14/kood-	Kirjavahetus ministeeriumide, omavalitsuste ja asutustega	struktuuriüksused, ülikooli asutused	10 a (rektoraadis ja ülikooli asutustes alatiselt)		LL, P
1-15/AA-	Kuratooriumi kirjavahetus	akadeemiline sekretär	10 a		LL, P
1-16/kood-	Kirjavahetus kohtuasjadega seotud küsimustes	struktuuriüksused, ülikooli asutused	10 a		LL, P
1-17/AA-	Siseauditi aruanded	peakontrolör	10 a		P

FUNKTSIOON:

ÕPPETÖÖ

TÄHIS 2

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus või töötaja	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
2-1/kood-	Õppeprorektori, direktorite ja dekaanide korraldused üliõpilaste kohta	õppeprorektori vastutav sekretär, kolledzhid, dekanaadid	50 a		LL, P
2-2/OO-	Õppekavade nomenklatuur	õppe- ja üliõpilasosakond	alatine		ÕIS
2-3/kood-	Õppekavad	õppe- ja üliõpilasosakond	alatine		ÕIS, P
2-4/OO-	Õppeainete register	õppe- ja üliõpilasosakond	alatine		ÕIS
2-5/kood-	Uute õppeainete registreerimise kaardid	õppe- ja üliõpilasosakond, kolledzhid	kuni aine lõpetamiseni		ÕIS, P
2-6/kood-	Vastuvõtukomisjoni koosolekute protokollid	õppe- ja üliõpilasosakond, kaugkoolituskeskus, kolledzhid	10 a		LL, P
2-7/AA-	Ülikooli nõukogu õppekomisjoni protokollid	õppe- ja üliõpilasosakond	alatine		LL, P
2-8/kood-	Ülikooli astujate registreerimise raamat	õppe- ja üliõpilasosakond, kolledzhid	alatine		P
2-9/OO-	Põhiõppesse vastuvõtu andmebaas	õppe- ja üliõpilasosakond	5 a		ÕIS
2-10/OO-	Üliõpilaste ja õppijate andmebaas	õppe- ja üliõpilasosakond	alatine	AKEA	ÕIS
2-11/kood-	Üliõpilaste, internide, residentide, magistrantide ja doktorantide isikutoimikud	õppe- ja üliõpilasosakond, kaugkoolituskeskus, kolledzhid	50 a	AKEA	P
2-12/kood-	Külalisüliõpilaste dokumendid ja kirjavahetus	õppe- ja üliõpilasosakond, kolledzhid	10 a	AKEA	LL, P
	Allsarjad:					LL´i eraldi ei sisestata
2-12.1/kood-	Eesti külalisüliõpilased
2.12.2/kood-	Väliskülalisüliõpilased
2-13/OO-	Eksamiprotokollide register	õppe- ja üliõpilasosakond	25 a		ÕIS
2-14/OO-	Välja antud diplomite register (põhi-, magistri- ja doktoriõpe)	õppe- ja üliõpilasosakond	alatine		ÕIS, P
2-15/OO-	Välja antud akadeemiliste õiendite register	õppe- ja üliõpilasosakond	alatine		ÕIS, P
2-16/OO-	Õpetajakoolituse tunnistuste register	õppe- ja üliõpilasosakond	alatine		ÕIS, P
2-17/OO-	Välja antud diplomiduplikaatide register	õppe- ja üliõpilasosakond	alatine		P
2-18/OO-	Välja antud ingliskeelsete diplomilisade (Diploma Supplement) register	õppe- ja üliõpilasosakond	alatine		P
2-19/OO-	Diplomite, akadeemiliste õiendite, üliõpilaspiletite ja õpinguraamatute plankide tellimused ning inventariseerimisaktid ja aruanded	õppe- ja üliõpilasosakond	10 a		LL, P
2-20/OO-	Apellatsioonikomisjoni dokumendid	õppe- ja üliõpilasosakond	3 a		LL, P
2-21/kood-	Haridusalased ja üliõpilastega seotud projektid ja kirjavahetus	struktuuriüksused, ülikooli asutused	10 a		LL, e-dok, P
2-22/kood-	Kirjavahetus üliõpilaste vastuvõtu kohta	struktuuriüksused, kolledzhid	5 a		LL, P
2-23/kood-	Kirjavahetus ja dokumendid õppetöö küsimustes	struktuuriüksused, ülikooli asutused	5 a		LL, P
	Allsarjad:					LL´i eraldi ei sisestata
2-23.1/kood-	Põhiõppe üliõpilased, eksternid, magistrandid, doktorandid, internid, residendid
2-23.2/KK-	Metoodikakomisjon	kehakultuuriteaduskonna dekanaat
2-23.3/kood-	Üliõpilaste praktika
2-24/kood-	Vastuvõtmata jäänud isikute dokumendid (ilma originaaldokumentideta)	õppe- ja üliõpilasosakond, kaugkoolituskeskus, kolledzhid	1 a	AKEA	P

ALLFUNKTSIOON:

ÕPPETÖÖ KOLLED®ITES JA TEADUSKONDADES

TÄHIS 2.1

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus	Säilitustähtaeg	Juurdepääsu piirang	Teabekandja	Märkused
2.1-1/kood-	Nõukogude koosolekute protokollid kraadikaitsmise kohta	kolledzhid, dekanaadid või teaduskondade struktuuriüksused	alatine		LL, P
2.1-2/kood-	Nõukogude alaliste komisjonide protokollid	kolledzhid, dekanaadid	10 a	AK	P
2.1-3/AR-	Proviisorite kutsetunnistuste register	arstiteaduskonna dekanaat	alatine		ÕIS, e-dok, P
2.1-4/AR-	Arstide kutsetunnistuste register	arstiteaduskonna dekanaat	alatine		ÕIS, e-dok, P
2.1-5/AR-	Hambaarstide kutsetunnistuste register	arstiteaduskonna dekanaat	alatine		ÕIS, e-dok, P
2.1-6/kood-	Stipendiumikomisjoni koosolekute protokollid	kolledzhid, dekanaadid või teaduskondade struktuuriüksused	7 a		LL, P
2.1-7/kood-	Lõputööde või lõpueksamite kaitsmise komisjoni protokollid	kolledzhid, dekanaadid või teaduskondade struktuuriüksused	25 a	AK	ÕIS, P
2.1-8/kood-	Semestri eksamite, arvestuste ja tööde kaitsmise protokollid	kolledzhid, dekanaadid või teaduskondade struktuuriüksused	10 a	AK	ÕIS, P
2.1-9/kood-	Õppeteenuslepingud	kolledzhid, dekanaadid või teaduskondade struktuuriüksused	10 a	AKEA	LL, P
	Allsarjad:					LL´i eraldi ei sisestata
2.1-9.1/kood-	Riigieelarvevälised (bakalaureuse-, magistri- ja doktoriõpe, päevane õppevorm)
2.1-9.2/kood-	Avatud ülikoolis õppijad
2.1-10/kood-	Üliõpilaste individuaalsed õpingukavad	kolledzhid, dekanaadid	10 a	AK	ÕIS, P
2.1-11/kood-	Üliõpilaspiletite ja täienduskoolituses õppijate piletite register	kolledzhid, kaugkoolituskeskus, dekanaadid või teaduskondade struktuuriüksused	15 a		e-dok, P
2.1-12/kood-	Aineprogrammid	kolledzhid, teaduskondade struktuuriüksused	alatine		ÕIS, P
2.1-13/kood-	Õppekoormuse arvestuse dokumendid	kolledzhid, dekanaadid või teaduskondade struktuuriüksused	5 a		P
2.1-14/kood-	Sessioonide plaanid ja tunniplaanid	kolledzhid, dekanaadid või teaduskondade struktuuriüksused	3 a		ÕIS, e-dok

FUNKTSIOON:

TEADUS- JA ARENDUSTÖÖ

TÄHIS 3

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
3-1/AA-	Ülikooli nõukogu teadus- ja arenduskomisjoni koosolekute protokollid	teadus- ja arendusosakond	alatine		LL, P
3-2/kood-	Teadus- ja arendustöö lepingud	teadus- ja arendusosakond, ülikooli asutused	alatine	AK	TIS, P
3-3/kood-	Eesti Teadusfondi grantide aruanded	teadus- ja arendusosakond, ülikooli asutused	alatine		TIS, P
3-4/TA-	Kirjavahetus patentide ja kaubamärkide kohta	teadus- ja arendusosakond	alatine	AK	LL, P
3-5/TA-	Eesti Tehnoloogiaagentuuri (ESTAG) projektid	teadus- ja arendusosakond	alatine	AK	P
3-6/kood-	Teadusprojektid	struktuuriüksused, ülikooli asutused	10 a		LL, P
	Allsarjad:
3-6.1/TA-	AHHAA projekt	teadus- ja arendusosakond
3-6.2/TA-	Keskkonnaseire projekt	teadus- ja arendusosakond
3-7/kood-	Teaduskonverentside korraldamise materjalid ja kirjavahetus	struktuuriüksused, ülikooli asutused	10 a		LL, P
3-8/TA-	Kirjavahetus spin-off firmade kohta	teadus- ja arendusosakond	10 a	AK	LL, P
3-9/TA-	Euroopa Liidu ja ettevõtlussuhete alane kirjavahetus	teadus- ja arendusosakond	10 a		LL, P
3-10/kood-	Kirjavahetus ja dokumendid teadus- ja arendustöö kohta	struktuuriüksused, ülikooli asutused	5 a		LL, P
3-11/TP-	Olümpiaadide dokumendid	TÜ Täppisteaduste Kool	3 a		P

FUNKTSIOON:

PERSONALITÖÖ

TÄHIS 4

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus või töötaja	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
4-1/kood-	Personalikorraldused	personaliosakond, ülikooli asutused	50 a		LL, P
4-2/kood-	Töötajate andmebaas	personaliosakond, ülikooli asutused	alatine	AKEA	Concorde
4-3/kood-	Töötajate isikutoimikud	personaliosakond, ülikooli asutused	50 a	AKEA	P	sisaldab töölepinguid
4-4/kood-	Töötajate isikukaardid	personaliosakond, ülikooli asutused	50 a töölepingu lõpetamisest	AKEA	P
4-5/kood-	Töölepingute register	personaliosakond, ülikooli asutused	50 a töölepingu lõpetamisest		LL, P
4-6/kood-	Tööettevõtulepingute register	struktuuriüksused, ülikooli asutused	10 a		LL, P
4-7/kood-	Õppejõudude ja teadustöötajate ametikohtade koosseis	personaliosakond, ülikooli asutused	10 a		P
4-8/kood-	Puhkuste ajakavad	personaliosakond, ülikooli asutused	7 a		P
4-9/kood-	Aruandlus personali küsimustes	personaliosakond, ülikooli asutused	5 a	AKEA	P
4-10/kood-	Avalike konkursside korraldamisega seotud kirjavahetus	personaliosakond, ülikooli asutused	7 a		LL, P
	Allsarjad:
4-10.1/kood-	Mitteakadeemilised ametikohad			AKEA
4-10.2/kood-	Akadeemilised ametikohad
4-11/PR-	Akadeemilistele ametikohtadele kandideerijate konkursidokumentide register	üldosakonna vanemtoimetaja	7 a		LL, e-dok
4-12/AA-	Ülikooli suure medali auraamat	akadeemiline sekretär	alatine		P
4-13/AA-	Ülikooli väikese medali auraamat	üldosakonna avalikkussuhete spetsialist	alatine		P
4-14/AA-	Skytte medali auraamat	akadeemiline sekretär	alatine		P
4-15/AA-	Ülikooli auliikmete auraamat	akadeemiline sekretär	alatine		P
4-16/AA-	Ülikooli audoktorite auraamat	akadeemiline sekretär	alatine		P
4-17/AA-	Teenete ja aumärkidega autasustamisega seotud dokumendid	akadeemiline sekretär	7 a		LL, P
4-18/kood-	Välja võtmata tööraamatud	personaliosakond, arhiiv, ülikooli asutused	50 a	AKEA	P
4-19/kood-	Tööraamatute ja nende vahelehtede väljaandmise register	personaliosakond, arhiiv, ülikooli asutused	50 a		P
4-20/kood-	Ravikindlustuse dokumendid	personaliosakond, ülikooli asutused	7 a	AKEA	P
4-21/kood-	Töötõendite register	personaliosakond, haldusdirektori büroo	10 a		P
4-22/kood-	Kirjavahetus ja dokumendid külalisõppejõudude kohta	personaliosakond, ülikooli asutused	10 a	AKEA	LL, P

ALLFUNKTSIOON:

TÖÖTERVISHOID JA TÖÖOHUTUS

TÄHIS 4.1

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
4.1-1/kood-	Töökaitsenõukogu koosolekute protokollid	personaliosakond, ülikooli asutused	alatine		LL, P
4.1-2/kood-	Töökeskkonna ohutegurite mõõtmise protokollid, riskianalüüsid ja sisekontrolli aktid, töökeskkonna tegevuskava jm dokumendid	personaliosakond, ülikooli asutused	10 a uue riskianalüüsi läbiviimisest		P
4.1-3/kood-	Töö ja töövahendi ohutusjuhendid	struktuuriüksused, ülikooli asutused	7 a uuega asendamisest		P
4.1-4/kood-	Tööinspektori ettekirjutused, kirjavahetus töötervishoiu ja tööohutuse küsimustes	struktuuriüksused, ülikooli asutused	5 a		LL, P
4.1-5/kood-	Töötajate juhendamise, väljaõppe ja iseseisvale tööle lubamise juhendid, päevikud ja registrid	personaliosakond, ülikooli asutused	55 a		Concorde, P
4.1-6/kood-	Tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise dokumendid. Tervisekontrollile kuuluvate isikute nimekiri ja aktid tervisekontrolli tulemuste kohta	personaliosakond, ülikooli asutused	55 a	AKEA	e-dok, P
4.1-7/kood-	Tööõnnetuste ja kutsehaiguste register	personaliosakond, ülikooli asutused	55 a		e-dok, P
4.1-8/kood-	Tuleohutuse inspekteerimise- ja kontrollaktid	haldusosakond, ülikooli asutused	10 a		P
4.1-9/kood-	Tuletõrjealased ettekirjutused ja aktid	haldusosakond, ülikooli asutused	10 a		P
4.1-10/RT-	Tuletõrje automaatikat teenindavate töötajate instrueerimise ja rikete register	TÜ Raamatukogu	5 a		P

FUNKTSIOON:

FINANTSARVESTUS

TÄHIS 5

ALLFUNKTSIOON:

FINANTSPLANEERIMINE

TÄHIS 5.1

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
5.1-1/AA-	Ülikooli nõukogu eelarvekomisjoni koosolekute protokollid	rahandusosakond	alatine		e-dok, P
5.1-2/RH-	Eelarvekomisjoni dokumendid	rahandusosakond	5 a		e-dok, P
5.1-3/RH-	Aastaeelarve	rahandusosakond	alatine		e-dok, P
5.1-4/kood-	Aastaeelarve projektid	struktuuriüksused, ülikooli asutused	5 a		e-doc, P
5.1-5/kood-	Statistilised aruanded	rahandusosakond, ülikooli asutused	alatine		e-dok, P

ALLFUNKTSIOON:

RAAMATUPIDAMINE

TÄHIS 5.2

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
5.2-1/kood-	Majandusaasta aruanne koos lisadega	rahandusosakond, ülikooli asutused	alatine		Concorde, P
5.2-2/RH-	Finantsmajandusliku tegevuse dokumentaalrevideerimise aktid	rahandusosakond	alatine		P
5.2-3/kood-	Põhivarade vastuvõtmise ja üleandmise aktid (hooned ja seadmed)	rahandusosakond, ülikooli asutused	alatine		Concorde, P
5.2-4/kood-	Riigimaksude maksudeklaratsioonid	rahandusosakond, ülikooli asutused	10 a	AK	Concorde, P
5.2-5/kood-	Käibedeklaratsioonid	rahandusosakond, ülikooli asutused	10 a	AK	Concorde, P
5.2-6/kood-	Inventeerimisaktid põhivarade ning väheväärtusliku ja kiirelt kuluva inventari kohta (hooned, seadmed, aparatuur jm)	rahandusosakond, ülikooli asutused	10 a		Concorde, P
5.2-7/kood-	Inventeerimisaktid materjalide kohta	rahandusosakond, ülikooli asutused	10 a		Concorde, P
5.2-8/kood-	Materjalide ja muu arvepidamise kartoteegikaardid	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a		P
5.2-9/kood-	Materjalid õppeteaduslikuks ja majanduslikuks otstarbeks	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a		P
5.2-10/kood-	Põhivarade liikumine	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a		P
5.2-11/kood-	Materiaalse vastutuse lepingud	rahandusosakond, ülikooli asutused	10 a		LL, P
5.2-12/kood-	Materiaalsete väärtuste ja rahaliste vahendite inventeerimisaktid	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a		P
5.2-13/kood-	Palgakontokaardid	rahandusosakond, ülikooli asutused	50 a	AKEA	Concorde, P
5.2-14/kood-	Palgalehed	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a	AKEA	Concorde, P
5.2-15/kood-	Palgalehtede alusdokumendid	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a		P
5.2-16/kood-	Töötasust kinnipidamist tõendavad dokumendid	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a		P
5.2-17/kood-	Töötasude väljamaksete aruanded	rahandusosakond, ülikooli asutused	10 a		Concorde, P
5.2-18/kood-	Töövõimetuslehtede B osad	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a	AKEA	P
5.2-19/kood-	Lähetuskorraldused	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a		LL, P
5.2-20/kood-	Lähetuskorralduste register	üldosakond, ülikooli asutused, dekanaadid	7 a		LL, P
5.2-21/kood-	Pearaamat	rahandusosakond, ülikooli asutused	10 a		e-dok, P
5.2-22/kood-	Kassadokumendid	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a	AK	Concorde, P
5.2-23/kood-	Pangadokumendid	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a	AK	Concorde, P
5.2-24/kood-	Tööettevõtulepingud	struktuuriüksused, ülikooli asutused	10 a		P
5.2-25/kood-	Sõidusoodustuste arvestus	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a		Concorde, P
5.2-26/kood-	Stipendiumide arvestus	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a		Concorde, P
5.2-27/kood-	Nõuded ostjate vastu	rahandusosakond, ülikooli asutused	10 a		Concorde, Hansa Classic, P
5.2-28/kood-	Arveldused hankijatega	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a		Concorde, Hansa Classic, P
5.2-29/kood-	Arveldused aruandvate isikutega (majandus- ja lähetusavansid)	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a		Concorde, P
5.2-30/RH-	Sisekäive	rahandusosakond	7 a		Concorde, P
5.2-31/kood-	Väljastatud saldoteatised	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a		P
5.2-32/kood-	Saabunud saldoteatised	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a		P
5.2-33/kood-	Autotranspordi teekonnalehed	rahandusosakond, ülikooli asutused	7 a		P

FUNKTSIOON:

HALDUS- JA MAJANDUSTEGEVUS

TÄHIS 6

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus või töötaja	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
6-1/HB-	Dokumendid ettevõtluse arendamise kohta	haldusdirektori büroo	10 a		e-dok, P
6-2/HB-	Mobiiltelefoninumbrite register	haldusdirektori assistent	10 a		e-dok, P

ALLFUNKTSIOON:

VARADE HALDAMINE

TÄHIS 6.1

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus või töötaja	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
6.1-1/KV-	Ruumikomisjonile laekunud avaldused	ruumikomisjoni sekretär	3 a		LL, P
6.1-2/KV-	Ruumikomisjoni protokollid	ruumikomisjoni sekretär	alatine		LL, P
6.1-3/KV-	Korterikomisjonile laekunud avaldused	korterikomisjoni sekretär	3 a	AKEA	LL, P
6.1-4/KV-	Korterikomisjoni protokollid	korterikomisjoni sekretär	alatine		LL, P
6.1-5/KV-	Hoonete riigivarade registri kaardid	arvestusteenistuse juhataja	alatine	AK	P
6.1-6/KV-	Maade riigivarade registri kaardid	arvestusteenistuse juhataja	alatine	AK	P
6.1-7/KV-	Rajatiste riigivarade registri kaardid	arvestusteenistuse juhataja	alatine	AK	P
6.1-8/kood-	Hoonete passid	haldusosakond, ülikooli asutused	alatine	AK	P
6.1-9/KV-	Rajatiste passid	arvestusteenistuse juhataja	alatine	AK	P
6.1-10/KV-	Kinnistute toimikud	arvestusteenistuse juhataja	alatine	AK	P
6.1-11/KV-	Hoonete plaanid ja skeemid	arvestusteenistuse juhataja	alatine	AK	ArchibusP
6.1-12/kood-	Kinnistute, hoonete ja rajatiste plaandokumentide register	haldusosakond, ülikooli asutused	alatine	AK	Archibus
6.1-13/kood-	Hoonete ja ehitiste vastuvõtmise aktid koos juurdekuuluvate dokumentidega, teostatud tööde aktid ja sertifikaadid. Koosolekute protokollid	haldusosakond, ülikooli asutused	alatine	AK	P
6.1-14/KV-	Kirjavahetus ja dokumendid kinnistute, hoonete ja rajatiste kohta	haldusosakond	5 a	AK	LL, P
6.1-15/KV-	Kirjavahetus ja dokumendid rentimise kohta	ruumikomisjoni sekretär	5 a pärast rendilepingu lõppemist	AK	LL, P
6.1-16/kood-	Hoonete kulu arvestus	haldusosakond, ülikooli asutused	5 a		ArchibusP
6.1-17/KV-	Ülikoolile kuuluvate elamispindade üürilepingud ja nende register	haldusosakond	3 a pärast lepingu lõppemist	AK	e-dok, P
6.1-18/KV-	Kirjavahetus ülikoolile kuuluvate elamispindade üürnikega	haldusosakond	3 a	AK	LL, P
6.1-19/KV-	Keskkonnakaitselised load, aktid ja aruanded	keskkonnakaitse peaspetsialist	kehtivusaja vältel	AK	P
6.1-20/kood-	Kirjavahetus ja dokumendid ehitusküsimustes	haldusosakond, ülikooli asutused	5 a	AK	LL, P
6.1-21/KV-	Teostatud remonttööde akt-arved	ehitusteenistuse juhataja	5 a	AK	P
6.1-22/HB-	Transpordivahendite arvestuse, hoolduse ja remondi dokumendid	haldusdirektori büroo	7 a		P
6.1-23/kood-	Valvepäevik	struktuuriüksused, ülikooli asutused	5 a		P

ALLFUNKTSIOON:

HANGETE KORRALDAMINE

TÄHIS 6.2

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
6.2-1/HB-	Riigihangete komisjoni protokollid ja dokumendid	haldusdirektori büroo	10 a	AK	e-dok, P
6.2-2/KV-	Hanketeenistuse piirituse tellimise ja jagamise dokumendid	haldusosakond	5 a		P

FUNKTSIOON:

INFO HALDAMINE

TÄHIS 7

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
7-1/kood-	Ülikoolisisene kirjavahetus isikute, struktuuriüksuste ja ülikooli asutustega	struktuuriüksused, ülikooli asutused	3 a	AK	P
7-2/kood-	Välja antud tõendite, õiendite ja teatiste register	struktuuriüksused, ülikooli asutused	5 a		LL, P

ALLFUNKTSIOON:

ASJAAJAMINE JA ARHIIVINDUS

TÄHIS 7.1

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus või töötaja	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
7.1-1/kood-	Asjaajamise ja dokumentatsiooni üleandmise-vastuvõtmise aktid	struktuuriüksused, ülikooli asutused	10 a (juhtide puhul alatiselt)		LL, P
7.1-2/UK-	Pitsatite register	asjaajamiskorralduse peaspetsialist	alatine		P
7.1-3/UK-	TÜ üld- ja kirjaplankide register (näidised)	administratsioonidirektori vastutav sekretär	alatine		P
7.1-4/kood-	Tähitud posti register	üldosakond, ülikooli asutused	1 a		P
7.1-5/UK-	Kirjavahetus avaliku arhiiviga	asjaajamiskorralduse peaspetsialist, peaarhivaar	10 a		LL, P
7.1-6/UK-	Arhiivinimistud ja muud kirjeldused	arhiiv	alatine		e-dok, P
7.1-7/kood-	Arhivaalide loetelud	struktuuriüksused, ülikooli asutused	arhivaalide ülikooli arhiivi või avalikku arhiivi üleandmise või hävitamiseni		e-dok, P
7.1-8/UK-	Töötajate kartoteek ja nimistud	arhiiv	alatine		Paradox, P
7.1-9/UK-	Üliõpilaste kartoteek ja nimistud	arhiiv	alatine		Paradox, P
7.1-10/UK-	Arhivaalide laenutamise register	arhiiv	10 a		e-dok, P
7.1-11/kood-	Dokumentide olemikontrolli aktid	arhiiv, ülikooli asutused	10 a		e-dok, P
7.1-12/UK-	Arhivaalide hindamisotsuste ärakirjad ja hävitamisaktid	arhiiv	10 a		LL, P
7.1-13/UK-	Arhivaalide üleandmise-vastuvõtmise aktid	arhiiv	10 a		P
7.1-14/kood-	Uurijate registreerimise raamat	arhiiv, ülikooli asutused	10 a		P

ALLFUNKTSIOON:

AVALIKKUSSUHTED

TÄHIS 7.2

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus või töötaja	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
7.2-1/kood-	Kroonikaraamat	struktuuriüksused, ülikooli asutused	alatine		P	säilitatakse struktuuriüksustes, ülikooli asutustes
7.2-2/kood-	Külalisraamatud	ülikooli muuseumid, raamatukogud	alatine		P
7.2-3/UK-	Tartu haridus- ja teadusmessi dokumendid	üldosakond	alatine		e-dok, P
7.2-4/UK-	TÜ avalike ürituste dokumendid	üldosakond	alatine		e-dok, P
7.2-5/UK-	Pressiteated ja eelinfod	avalikkussuhete spetsialist	5 a		e-dok
7.2-6/UK-	Universitas Tartuensise väljaandmisega seotud dokumendid	üldosakond	3 a		e-dok, P
7.2-7/UK-	Universitas Tartuensise aastakäigud	tegevtoimetaja	alatine		P

ALLFUNKTSIOON:

INFOHALDUS

TÄHIS 7.3

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
7.3-1/kood-	Tartu Ülikoolis peetavate andmekogude register	infotehnoloogia osakond, ülikooli asutused	alatine		e-dok, P
7.3-2/kood-	Info- ja sidesüsteemide arengu- ja väljaehitamise projektid	struktuuriüksused, ülikooli asutused	alatine		LL, P
	Allsari:
7.3-2.1/IT-	Õppe-infosüsteemi projekt	infotehnoloogia osakond
7.3-3/IT-	Infotehnoloogiaprobleemide register	infotehnoloogia osakond	7 a		e-dok
7.3-4/kood-	Riist- ja tarkvarahooldusega seotud kirjavahetus ja dokumendid	ülikooli asutused	5 a		e-dok, P
7.3-5/kood-	Tarkvaraarendusega seotud kirjavahetus ja dokumendid	struktuuriüksused, ülikooli asutused	3 a		LL, P
7.3-6/IT-	WWW-ga seotud kirjavahetus	infotehnoloogia osakond	3 a		LL, P

ALLFUNKTSIOON:

RAAMATUKOGU- JA MUUSEUMITÖÖ

TÄHIS 7.4

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
7.4-1/RT-	TÜ Raamatukogu toimetuskolleegiumi protokollid	TÜ Raamatukogu	alatine		e-dok, P
7.4-2/kood-	Inventariraamatud	ülikooli asutused	alatine		P
7.4-3/kood-	Inventariraamatute register	ülikooli asutused	alatine		P
7.4-4/kood-	Raamatukogu alfabeetiline kataloog	ülikooli asutused	alatine		e-dok, P
7.4-5/kood-	Raamatukogu süstemaatiline kataloog	ülikooli asutused	alatine		e-dok, P
7.4-6/kood-	Tulmeraamatud	ülikooli asutused	alatine		P
7.4-7/kood-	Deponeerimisaktid	ülikooli asutused	alatine		P
7.4-8/kood-	Näituste dokumendid	ülikooli asutused	alatine		P
7.4-9/kood-	Näituste nimistud	ülikooli asutused	alatine		P
7.4-10/kood-	TÜ kaitsealuse kultuurivara nimekiri koos lisamaterjalidega	ülikooli asutused	alatine		P
7.4-11/KL-	Kirjavahetus ja dokumendid Vorone?is asuva TÜ kunstikogu kohta	TÜ Kunstimuuseum	alatine		LL, P
7.4-12/RT-	Dissertatsioonid	TÜ Raamatukogu	alatine		e-dok, P
7.4-13/kood-	Raamatukogu summaarse arvestuse raamat	ülikooli asutused	10 a		P
7.4-14/kood-	Raamatute väljalaenutamise register	ülikooli asutused	10 a		e-dok, P
7.4-15/kood-	Lugejate poolt asendatud raamatute arvestusvihik	ülikooli asutused	7 a		e-dok, P
7.4-16/kood-	Raamatukogu põhikogu saatelehed ja kustutusaktid	ülikooli asutused	7 a		P
7.4-17/kood-	Kirjavahetus komplekteerimisküsimustes	ülikooli asutused	5 a		LL, P
7.4-18/RT-	Arved ja register kirjanduse vahetamise kohta välisasutustega	TÜ Raamatukogu	alatine		P
7.4-19/RT-	Välisvahetuspunktide kartoteek	TÜ Raamatukogu	alatine		P
7.4-20/RT-	Vahetuskogu lao kartoteek	TÜ Raamatukogu	vastava nimetuse kustutamiseni		P
7.4-21/RT-	Annetuste register	TÜ Raamatukogu	alatine		P
7.4-22/RT-	©ifriraamatud	TÜ Raamatukogu	alatine		P
7.4-23/RT-	Fondide paigutusplaanid	TÜ Raamatukogu	alatine		e-dok, P
7.4-24/RT-	Materjalide restaureerimisprotokollid	TÜ Raamatukogu	alatine		P
7.4-25/kood-	Restaureerimisele suunatud materjalide register	ülikooli asutused	alatine		P
7.4-26/kood-	Kopeerimisele suunatud materjalide register	ülikooli asutused	alatine		P
7.4-27/kood-	Kirjavahetus ja dokumendid hügieeni- ja restaureerimistöö küsimustes	arhiiv, ülikooli asutused	5 a		LL, P
7.4-28/kood-	Kunstiteoste laenutuste register	TÜ Raamatukogu, muuseumid	alatine		P
7.4-29/RT-	Teadiste registreerimise päevik	TÜ Raamatukogu	alatine		P
7.4-30/RT-	Laenutuste ja teadiste statistikapäevik	TÜ Raamatukogu	alatine		P
7.4-31/RT-	Haruldaste raamatute arvestusraamatud	TÜ Raamatukogu	alatine		P
7.4-32/kood-	Ajakirjade ja ajalehtede registreerimise kaardid	ülikooli asutused	3 a		P
7.4-33/kood-	Raamatukogu päevik	ülikooli asutused	3 a		P
7.4-34/RT-	Reserv-vahetusfondi kirjanduse nõudmise ja pakkumised	TÜ Raamatukogu	3 a		P
7.4-35/RT-	Raamatukoguõppuste kavad, aruanded ja kirjavahetus	TÜ Raamatukogu	1 a		P
7.4-36/kood-	Lugejate register	ülikooli asutused	5 a		e-dok, P
7.4-37/kood-	Lugejakaardid	ülikooli asutused	1 a		e-dok, P

FUNKTSIOON:

TÄIENDUSKOOLITUS

TÄHIS 8

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
8-1/kood-	Täienduskoolitusprogrammid	kolledzhid, kaugkoolituskeskus	alatine		ÕIS
8-2/kood-	Koolitusprojektid	struktuuriüksused, ülikooli asutused	10 a		LL, P
8-3/kood-	Arstide ja proviisorite täiendus- ja spetsialiseerumiskursuste dokumendid	arstiteaduskonna struktuuriüksused	5 a		P
8-4/kood-	Õpilaste ja rühmade nimekirjad	struktuuriüksused, ülikooli asutused	10 a		P
	Allsarjad:
8-4.1/TP-	Õpilaste nimekirjad	TÜ Täppisteaduste Kool
8-4.2/SD-	Spordikeskuses tegutsevate rühmade nimekirjad	spordikeskus
8-4.3/PH-	Kursustel osalejate nimekirjad	psühholoogia osakond
8-5/AV-	Ümberõppe kursustel õppijate isikudokumendid	kaugkoolituskeskus	10 a	AKEA	P
8-6/AV-	Õppejõudude informatsiooni- ja kommunikatsioonitehnoloogia-alane koolitus	kaugkoolituskeskus	5 a		e-dok
8-7/AV-	Täienduskoolituse läbinutele välja antud tunnistuste register	kaugkoolituskeskus	alatine		ÕIS, P

FUNKTSIOON:

VÄLISSUHTED

TÄHIS 9

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
9-1/kood-	Koostöölepingud välismaa teadusasutustega	struktuuriüksused, ülikooli asutused	alatine		LL, P
9-2/kood-	Välissuhete, väliskoostöö ja väliskülalistega seotud dokumendid ja kirjavahetus	struktuuriüksused, ülikooli asutused	5 a		LL, P
9-3/kood-	Erasmus programmi kahepoolsed lepingud ja kirjavahetus	struktuuriüksused, ülikooli asutused	5 a		LL, P
9-4/kood-	Kirjavahetus üliõpilasvahetuse kohta üldvahetuslepingute raames	struktuuriüksused, ülikooli asutused	5 a		LL, P

FUNKTSIOON:

TEENUSTÖÖ

TÄHIS 10

Sarja tähis*	Dokumendiliigi või sarja nimetus	Vastutav struktuuriüksus, ülikooli asutus	Säilitustähtaeg	Juurdepääsupiirang	Teabekandja	Märkused
10-1/kood-	Teiste asutuste tellimisel tehtud teaduslike ja teaduslik-tehniliste tööde lepingud	ülikooli asutused	alatine	AK	LL, e-dok, P
10-2/FT-	Kalibreerimis-, taatlus- ja mõõteteenuste aruanded	TÜ Katsekoda	alatine		e-dok, P
10-3/kood-	Akrediteerimise dokumendid	ülikooli asutused	10 a	AK	e-dok, P
10-4/FT-	Kvaliteedi käsiraamat	TÜ Katsekoda	rahvusvaheliste standardite muutmiseni	AK	e-dok, P
10-5/kood-	Tellitud tööde register	struktuuriüksused, ülikooli asutused	5 a		e-dok, P
10-6/FT-	Metroloogia- ja mõõtetehnikaalased dokumendid ja kirjavahetus	TÜ Katsekoda	5 a	AK	e-dok, P
10-7/KB-	Tellimiskirjad Kääriku spordibaasi üürimiseks	TÜ Kääriku Spordibaas	3 a		P
10-8/HB-	Transpordi tellimuste register	haldusdirektori büroo	3 a		P

Margus Ots

Administratsioonidirektor