Tartu Ülikooli asjaajamiseeskiri

Võttes aluseks ülikooliseaduse paragrahvi 16 lõike 2 punkti 3 ja Tartu Ülikooli põhikirja paragrahvi 34 punkti 9 ning lähtudes avaliku teabe seadusest ning Vabariigi Valitsuse kinnitatud asjaajamiskorra ühtsetest alustest, kinnitan Tartu Ülikooli asjaajamiseeskirja.

I. ÜLDOSA

1. Asjaajamiseeskiri reguleerib Tartu Ülikooli (edaspidi ülikool) tegevuse dokumenteerimist ja sellega seotud töökorraldust.

2. Käesoleva eeskirja mõistes on

2.1. asjaajamine – dokumentide loomine ja kooskõlastamine, dokumentidega seotud otsuste vastuvõtmine, dokumentide registreerimine, edastamine, süstematiseerimine ja nendega seotud informatsiooni kättesaadavaks tegemine;

2.2. dokument – paberile või digitaalsele andmekandjale jäädvustatud teave, mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane ülikooli tegevuse ja ülikooliga seotud faktide tõestamiseks;

2.3. dokumendi lahendamine – dokumendile vastamine ja/või dokumendis sisalduva ülesande või korralduse täitmine;

2.4. kooskõlastamine – seisukoha ja/või ettepanekute esitamine õigusakti või dokumendi kavandi kohta, mida võib, kuid ei pea arvestama selle edasisel menetlemisel;

2.5. dokumendisüsteem – dokumentide loomise, menetlemise, haldamise ja säilitamise elektrooniline infosüsteem;

2.6. kavand – dokumendi see versioon, mis luuakse dokumendi ettevalmistamise käigus ja mis vastab dokumendile esitatavatele nõuetele;

2.7. vormistamine – dokumendi või selle kavandi elementide esitamine ülikoolis kehtivate nõuetele kohaselt;

2.8. dokumendi registreerimine – dokumendi ja/või selle metaandmete sisestamine dokumendisüsteemi;

2.9. dokumendi metaandmed – dokumenti kirjeldavad andmed (dokumendiliik, pealkiri, kuupäev, number, sarja tähis dokumentide loetelu järgi, allakirjutaja nimi ja ametikoht, juurdepääsupiirangud, kontrolljälg ning muud dokumendi spetsiifikale vastavad andmed);

2.10. struktuuriüksus – asjaajamise mõistes funktsionaalselt terviklik osa ülikoolist, millel on oma asjaajamine või valdkondlikult piiritletud ülesanded ülikooli asjaajamises; selles tähenduses on ülikooli struktuuriüksusteks rektoraat, teaduskond (dekanaat), ülikooli asutus, teaduskonnasisene struktuuriüksus (instituut/osakond/kliinik) ning haldus- ja tugistruktuuri üksus;

2.11. struktuuriüksuse kood – struktuuriüksusele antud neljatäheline kood, mille andmise korra kehtestab administratsioonidirektor ning mida kasutatakse ülikooli dokumentides struktuuriüksuse tähistamiseks;

2.12. arhivaal – dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, ülikoolile või teisele isikule;

2.13. arhiiv – ülikooli tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum.

3. Struktuuriüksuses vastutab asjaajamise eest ja korraldab seda struktuuriüksuse juht, lähtudes käesolevast eeskirjast ning muudest õigusaktidest.

4. Dokumentide vormistamiseks kasutatavad dokumendiplangid ning nende kasutamise tingimused ja korra, samuti dokumentide vormistamise nõuded kehtestab administratsioonidirektor.

5. Asjaajamisperiood on ajavahemik 1. jaanuarist 31. detsembrini.

II. ÕIGUSAKTIDE KAVANDITE LOOMINE JA KOOSKÕLASTAMINE

6. Asjaajamiseeskiri reguleerib ülikooli nõukogu määruste ja rektori käskkirjade (edaspidi õigusaktid) kavandite loomist ja kooskõlastamist. Rektori või vastutava täitja ettepanekul võib vastavat korda rakendada ka nõukogu otsuste ja rektori korralduste menetlemisel.

7. Õigusaktide kavandite menetlemine ülikooli nõukogus reguleeritakse nõukogu kodukorraga.

8. Õigusakti loomise ja muutmise algatamise otsustab rektor. Rektor võtab otsuse vastu omal algatusel või prorektori või vastutusala juhi (vastutusala direktori) ettepanekul. Dekaanid ja asutuste juhid esitavad oma ettepaneku õigusakti loomiseks või muutmiseks prorektorile või vastutusala juhile.

9. Rektor nimetab õigusakti loomise ja menetlemise vastutava täitja ning määrab õigusakti ettevalmistamise tähtaja. Vastutavaks täitjaks on prorektor või vastutusala juht või nende ettepanekul haldus- ja tugistruktuuri üksuse juht.

10. Vastutav täitja nimetab vahetu täitja, kes korraldab õigusakti kavandi ettevalmistamise ja kooskõlastamise, kaasates ettevalmistusse asjaosaliste struktuuriüksuste esindajad. Vahetu täitja teatab õigusakti kavandi menetlemise alustamisest ülikooli õigusnõunikule.

11. Õigusakti kavandi ettevalmistamiseks määrab vastutav täitja kavandi ettevalmistamise tähtaja ja võib moodustada vahetu täitja ettepanekul õigusakti töörühma.

12. Vahetu täitja informeerib õigusakti tähtajalist menetlemist takistavate asjaolude ilmnemisel sellest vastutavat täitjat viivitamatult. Vastutav täitja võib pärast asjaolude hindamist teha rektorile ettepaneku õigusakti menetlustähtaega pikendada või menetlus peatada või lõpetada.

13. Kui vahetu täitja tunnistab kavandi ettevalmistamise lõppenuks, saadab ta õigusakti kavandi kohustuslikuks kooskõlastamiseks asjaomaste struktuuriüksuste juhtidele. Kõikide õigusaktide kavandid saadetakse kooskõlastamiseks üldosakonna ja rahandusosakonna juhatajale.

14. Kooskõlastamise tähtaja, mis ei või olla lühem kui kolm tööpäeva, määrab vahetu täitja.

15. Õigusakti kavandi kooskõlastamine seisneb õigusakti vastuvõtmisega nõustumises kas ilma märkusteta või märkustega või mittenõustumises. Kahel viimasel juhul on vaja esitada asjakohased põhjendused.

16. Seisukoht õigusakti kohta esitatakse kooskõlastuskirjaga. Kooskõlastuskirja vormi ja esitamise korra, samuti kooskõlastamise tulemuste asjaomastele isikutele teatavaks tegemise korra kehtestab administratsioonidirektor.

17. Vahetu täitja otsustab kooskõlastuskirjades esitatud ettepanekute täieliku või osalise arvestamise või arvestamata jätmise ja lisab kavandile kooskõlastustabeli. Ettepanekute arvestamata jätmisel lisatakse sellekohane põhjendus.

18. Vahetu täitja esitab parandatud ja täiendatud õigusakti kavandi koos kooskõlastustabeliga õigusnõunikule, kes kontrollib kavandi vastavust õigusaktidele ja normitehnilistele nõuetele. Vastuolude ilmnemisel tagastab õigusnõunik õigusakti kavandi vahetule täitjale puuduste kõrvaldamiseks.

19. Vahetu täitja esitab nõuetele vastava õigusakti kavandi koos kooskõlastustabeliga vastutavale täitjale, kes esitab selle rektorile. Rektor otsustab enne kavandi allkirjastamist või selle suunamist nõukogu menetlusse selle arutamise rektoraadis või valitsuses.

III. DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE

20. Struktuuriüksuse ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumentide registreerimist dokumendisüsteemi korraldab ja selle eest vastutab struktuuriüksuse juht.

21. Dokumendi registreerija registreerib dokumendi vastavalt dokumendisüsteemi kasutusjuhisele.

22. Kasutusjuhiste olemasolu ja ajakohasuse eest vastutab dokumendisüsteemi haldava struktuuriüksuse juht. Kasutusjuhised tehakse kättesaadavaks siseveebis.

23. Dokumendisüsteemis registreeritud dokumendi autentsuse eest vastutab registreerija.

IV. DOKUMENDISÜSTEEMID

24. Ülikooli kõik dokumendid säilitatakse vähemalt ühes ülikooli dokumendisüsteemis.

25. Dokumendisüsteemi, kus dokument registreeritakse ja hoitakse, dokumendi säilitamise tähtaja ja juurdepääsupiirangud dokumendile ning andmekandja, millele dokument jäädvustatakse, määrab administratsioonidirektor dokumentide loeteluga.

26. Ülikooli dokumendisüsteemid on dokumendihalduse infosüsteem (DHIS), õppeinfosüsteem (ÕIS), personali ja rahanduse infosüsteem (PRIS) ning varahalduse infosüsteem (VHIS).

27. Dokumendisüsteeme haldavad osakonnad on järgmised:

27.1. dokumendihalduse infosüsteem – üldosakond;

27.2. õppeinfosüsteem – õppeosakond;

27.3. personali ja rahanduse infosüsteem – personaliosakond ja rahandusosakond;

27.4. varahalduse infosüsteem – haldusosakond.

V. JUURDEPÄÄS DOKUMENTIDELE

28. Ülikooli dokumendid jagunevad juurdepääsupiirangu alusel

28.1. eriarvestusega dokumentideks (märge ERIARVESTUSEGA), mis sisaldavad kõrge konfidentsiaalsusastmega teavet ja millele juurdepääsuõigus antakse väga piiratud arvule isikutele;

28.2. asutusesiseseks kasutamiseks ettenähtud dokumentideks, mis sisaldavad eraelulisi andmeid (märge AKEA);

28.3. asutusesiseseks kasutamiseks ettenähtud dokumentideks (märge AK);

28.4. juurdepääsupiiranguta (märketa) dokumentideks.

29. Juurdepääsupiirangud dokumentidele, samuti juurdepääsuõiguse andmise tingimused ja korra kehtestab administratsioonidirektor dokumentide loeteluga.

30. Dokument arvatakse eriarvestusega dokumentide hulka administratsioonidirektori korraldusega. Korralduses määratakse juurdepääsuõigused dokumendile, dokumendi käitlemise ja säilitamise kord ning muud vajalikud tingimused. Administratsioonidirektori vastava korralduse aluseks on prorektori, vastutusala juhi või asutuse juhi põhjendatud ettepanek.

31. Asutusesiseseks kasutamiseks ettenähtud AKEA dokumendid on eraelulisi ja delikaatseid isikuandmeid sisaldavad dokumendid. Juurdepääsuõigus neile dokumentidele antakse ülikooli töötajaile vastavalt tööülesannetele.

32. Asutusesiseseks kasutamiseks (AK) on ülikoolisisene kirjavahetus, õigusaktide kavandid, tööalased memod, arvamused, ülikooli valitsuse ja teaduskondade/asutuste valitsuste protokollid ja dokumendid ning muud õigusaktides sätestatud dokumendid. Juurdepääsuõigus neile dokumentidele antakse ülikooli töötajaile või töötajate rühmale vastavalt tööülesannetele .

33. Kõik ülejäänud dokumendid on juurdepääsupiiranguta ning need on ülikooli töötajatele ja teistele dokumendiga seotud isikutele kättesaadavad vastava dokumendisüsteemi vahendusel.

34. Dokumendile tehakse piirangu korral märge AK, AKEA või ERIARVESTUSEGA ning märgitakse piirangu tähtaeg.

VI. PITSATID, NENDE HOIDMINE JA KASUTAMINE

35. Ülikoolis on kasutusel alljärgnevat liiki pitsatid:

35.1. ülikooli pitsat;

35.2. teaduskonna pitsat;

35.3. ülikooli asutuse pitsat;

35.4. teaduskonna struktuuriüksuse pitsat;

35.5. haldus- ja tugistruktuuri üksuse pitsat;

35.6. rektori ametipitsat Universitatis Tartuensis Sigillum Rectoris.

36. Pitsatite tellimist, registreerimist, väljaandmist, kasutamist, tagasivõtmist ja hävitamist või üleandmist ülikooli ajaloo muuseumile korraldab üldosakonna juhataja administratsioonidirektori kehtestatud korras.

37. Dokumendi õigsust tohib tõestada pitsati jäljendi (pitseri) panekuga ainult originaalallkirjadega dokumendile või originaaltõestusmärget omavale dokumendi ärakirjale, koopiale või väljavõttele või terviktekstile.

VII. DOKUMENDIRINGLUS, LAHENDAMISE TÄHTAJAD JA TEAVITUS

38. Dokumendiringlust ülikoolis korraldab üldosakonna juhataja.

39. Ülikooli saabunud dokumendi lahendamise tähtaeg on üks kuu, kui õigusaktist või dokumendist ei tulene teist tähtaega. Ülikoolisisese dokumendi lahendamise tähtaeg on 10 tööpäeva, kui dokumendi andja ei nõua teisiti. Dokumendi lahendamiseks määratud tähtaeg ei tohi olla alla kolme tööpäeva.

40. Dokumendihalduse infosüsteemis registreeritud dokumendi teade saadetakse kõigile asjaomastele isikutele teavitussüsteemi kaudu. Teavitamise korra kehtestab administratsioonidirektor.

VIII. ASJAAJAMISE JA DOKUMENTATSIOONI ÜLEANDMINE

41. Asjaajamine ja dokumentatsioon antakse aktiga üle struktuuriüksuse likvideerimisel või reorganiseerimisel või struktuuriüksuse juhiga töösuhte lõppemisel.

42. Asjaajamise ja dokumentatsiooni üleandmiseks moodustatakse komisjon:

42.1. teaduskonna dekanaadi, ülikooli asutuse ning haldus- ja tugistruktuuri üksuse asjaajamise ja dokumentatsiooni üleandmiseks moodustab komisjoni oma korraldusega administratsioonidirektor.

42.2. teaduskonnasisese struktuuriüksuse asjaajamise ja dokumentatsiooni üleandmiseks moodustab komisjoni oma korraldusega dekaan.

43. Esildise komisjoni moodustamiseks teeb üleandja töö vahetu korraldaja.

44. Üleandmise akt sisaldab:

44.1. üleandja töövaldkonda kuuluvate täitmisel olevate lepingute loetelu;

44.2. kooskõlastamisel ja pooleli olevate dokumentide (kavandite) loetelu;

44.3. üleantavate arhivaalide loetelu;

44.4. pitsati kirjet koos jäljendiga ning plankide liike ja kogust;

44.5. muude ülesannete loetelu;

44.6. struktuuriüksuse juhi vahetumisel sisaldab akt ka koosseisunimestikku ja eelarve seisu.

45. Akti kinnitab korralduse andja.

IX. NÕUKOGUD, KOMISJONID, NENDE TÖÖKORD

46. Nõukogu, valitsuse ja komisjoni istung/koosolek protokollitakse.

47. Protokoll peab olema vormistatud ja registreeritud dokumendihalduse infosüsteemis vähemalt viie tööpäeva jooksul, arvates istungi või koosoleku toimumise päevast.

48. Ülikooli nõukogu määrused ja otsused vormistatakse ja esitatakse allakirjutamiseks vastuvõtmise päeval.

X. ARHIVAALIDE KORRASTAMINE

49. Administratsioonidirektori korraldusega kehtestatud dokumentide loetelu alusel peetakse struktuuriüksuses loodud ja saadud arhivaalide kohta arhivaalide loetelu. Struktuuriüksuse juht esitab iga aasta 1. märtsiks peaarhivaarile oma struktuuriüksuse arhivaalide loetelud, mida on täiendatud eelmisel asjaajamisaastal tekkinud arhivaalide andmetega.

50. Igal kolmandal aastal arhivaalid korrastatakse struktuuriüksuse kulul ning pikaajalise (üle 10 aasta) ja alatise säilitustähtajaga arhivaalid antakse aktiga üle peaarhivaarile. Vastavate tingimuste olemasolul ja peaarhivaari ettepanekul võib administratsioonidirektor anda ülikooli asutusele loa säilitada oma arhivaale kohapeal.

51. Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) arhivaale säilitatakse struktuuriüksuses vastavalt dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtajale kuni nende hävitamiseni.

52. Arhivaalide korrastamiseks moodustatakse struktuuriüksuses vähemalt kolmeliikmeline komisjon, kuhu kuuluvad struktuuriüksuse juht (esimees) ja struktuuriüksuse juhi nimetatud töötaja ja peaarhivaari määratud töötaja. Komisjonid moodustab administratsioonidirektor oma korraldusega.

53. Komisjoni moodustamise esildise teeb struktuuriüksuse juht hiljemalt 15. jaanuaril igal kolmandal aastal administratsioonidirektorile, kooskõlastades selle eelnevalt peaarhivaariga. Komisjonide töö lõpptähtaeg lepitakse eelnevalt kokku peaarhivaariga ning kehtestatakse komisjoni moodustamise korraldusega.

54. Korrastustöödega kaasneb aegunud arhivaalide hävitamine. Struktuuriüksuse juht esitab arhivaalide hävitamisakti kavandi digitaalselt peaarhivaarile.

55. Peaarhivaar edastab hävitamisaktide kavandi järelevalvet teostavale arhiivile hinnangu saamiseks. Hindamisotsuse ärakirja koopia saadab peaarhivaar arhivaalide hävitamist taotlenud struktuuriüksusele.

56. Struktuuriüksuse sekretär hävitab hävitamisakti kantud arhivaalid ühe kuu jooksul pärast arhivaalide hävitamist lubava hindamisotsuse saamist.

57. Väljaspool Tartut asuva ülikooli asutuse juht kooskõlastab aegunud arhivaalide hävitamisakti vastava piirkonna järelevalvet teostava arhiiviga.

58. Vastavalt dokumentide loetelule peetakse ülikoolis üliõpilaste ja töötajate isikutoimikuid. Isikutoimikute koosseisu loetelu kehtestab administratsioonidirektor.

59. Iga isiku kohta peetakse ainult ühte üliõpilase ja/või töötaja isikutoimikut. Toimik võetakse üliõpilase õpingute jätkamisel või töötaja uuesti tööle asumisel taaskasutusse ning sellesse kogutakse lisanduvad dokumendid.

60. Korrastatud arhivaalidele juurdepääsuõigustest ja -piirangutest kinnipidamise eest vastutab ja seda korraldab peaarhivaar.

X. Rakendussätted

61. Eeskiri jõustub 1. oktoobril 2006. aastal.

62. 19. novembri 2001. a käskkirjaga nr 27 kinnitatud ning 21. aprilli 2003. a käskkirjaga nr 7, 7. oktoobri 2003. a käskkirjaga nr 24 ja 21. detsembri 2004. a käskkirjaga nr 27 muudetud Tartu Ülikooli asjaajamiseeskiri tunnistatakse kehtetuks.

[jõust 01.10.2006]

Akadeemik Jaak Aaviksoo

Rektor, professor

KEHTESTATUD Tartu Ülikooli administratsioonidirektori 29. septembri 2006. a

korraldusega nr 26

(jõustunud 01.10.2006)

Struktuuriüksusele koodi andmise kord

Võttes aluseks Tartu Ülikooli rektori 3. juuli 2006. a käskkirjaga nr 18 kinnitatud Tartu Ülikooli asjaajamiseeskirja punkti 2.11, kehtestan struktuuriüksusele koodi andmise korra.

1. Struktuuriüksusel on kordumatu neljakohaline tähtkood.

2. Koodi esimene ja teine koht tähistavad teaduskonda või vastutusala, kolmas ja neljas koht konkreetset struktuuriüksust.

3. Struktuuriüksusele annab koodi ja peab koodide üle arvestust personaliandmebaasi haldav töötaja.

4. Korraldus jõustub 1. oktoobril 2006. a.

Mihkel Pärnoja
Administratsioonidirektor

KEHTESTATUD Tartu Ülikooli administratsioonidirektori 29. septembri 2006. a

korraldusega nr 30

(jõustunud 01.10.2006)

Pitsatite tellimise, registreerimise, väljastamise, kasutamise, tagasivõtmise ning hävitamise ja säilitamise kord

Võttes aluseks Tartu Ülikooli rektori 3. juuli 2006. a käskkirjaga nr 18 kinnitatud Tartu Ülikooli asjaajamiseeskirja punkti 36, kehtestan pitsatite tellimise, registreerimise, väljastamise, kasutamise, tagasivõtmise ning hävitamise ja säilitamise korra.

1. Pitsateid tellib struktuuriüksuse juht üldosakonnast tellimis-registreerimislehega (lisa 1).

2. Arvestust pitsatite üle peab asjaajamiskorralduse peaspetsialist.

3. Pitsati väljastab asjaajamiskorralduse peaspetsialist allkirja vastu struktuuriüksuse juhile.

4. Pitsateid hoitakse lukustatavas kapis.

5. Rikutud ja kasutusest väljuvad pitsatid tagastab struktuuriüksuse juht asjaajamiskorralduse peaspetsialistile. Tagastamine fikseeritakse allkirjadega tellimis- registreerimislehel.

6. Pitsatite hävitamiseks või üleandmiseks ülikooli ajaloo muuseumile moodustab administratsioonidirektor komisjoni. Hävitamise või üleandmise kohta tehakse akt.

7. Pitsatit kasutatakse paberdokumentide või nende paberkoopiate õigsuse tõestamiseks.

8. Dokumendi õigsust tohib tõestada pitsati jäljendi (pitseri) panekuga ainult originaalallkirjadega dokumendile või originaaltõestusmärget omavale dokumendi ärakirjale, koopiale, väljavõttele või väljatrükile õigusakti terviktekstist.

9. Tartu Ülikooli (edaspidi ülikool) pitseriga tõestatakse diplomid, akadeemilised õiendid ja vajaduse korral muud dokumendid.

10. Dokumentide ärakirju, koopiaid, väljavõtteid ja väljatrükke võivad tõestada rektori sekretär, prorektorite ja vastutusala juhtide vastutavad sekretärid, peaarhivaar, asjaajamiskorralduse peaspetsialist, teaduskondade dekanaatide juhatajad ja sekretärid, ülikooli asutuste sekretärid, nõukogude sekretärid ning struktuuriüksuste sekretärid.

11. Ärakirja, koopia, väljavõtte või väljatrüki tõestamiseks tehakse esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale suurtähtedega märge ÄRAKIRI, KOOPIA, VÄLJAVÕTE või VÄLJATRÜKK (või kasutatakse vastavat templit) ning viimasele lehele tehakse kinnitusmärge. Enam kui üheleheküljelise dokumendi tõestamisel võib kõik lehed märgendada pitseriga.

12. Kinnitusmärge sisaldab teksti „Ärakiri (koopia, väljavõte või väljatrükk) õige” ja „Tartu Ülikool”, kinnituse andnud ametiisiku allkirja, nime ja ametinimetust ning kuupäeva ja pitserit.

13. Instituudi ja osakonna pitseriga võib tõestada kõiki selle instituudi või osakonna poolt välja antud dokumentide koopiaid, teaduskonna pitseriga kõiki teaduskonna või selle struktuuriüksuste poolt välja antud dokumentide koopiaid, asutuse pitseriga selle asutuse poolt välja antud dokumentide koopiaid, üldosakonna pitseriga kõiki ülikoolis välja antud dokumentide koopiaid.

14. Diplomite ja akadeemiliste õiendite koopiad tõestab õppeosakonna juhataja määratud töötaja ning tõestus kinnitatakse õppeosakonna pitseriga. Väljaspool Tartut asuvate kolledžite üliõpilaste vastavaid dokumente tõestab kolledži sekretär.

15. Vastutuse käesoleva korra täitmise eest panen üldosakonna juhatajale.

16. Korraldus jõustub 1. oktoobril 2006. a.

Mihkel Pärnoja
Administratsioonidirektor

KEHTESTATUD Tartu Ülikooli administratsioonidirektori 29. septembri 2006. a

korraldusega nr 28

(jõustunud 01.10.2006)

Dokumendihalduse infosüsteemis registreeritud dokumendist teavitamise kord

Võttes aluseks Tartu Ülikooli rektori 3. juuli 2006. a käskkirjaga nr 18 kinnitatud Tartu Ülikooli asjaajamiseeskirja punkti 40, kehtestan dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS) registreeritud dokumendist teavitamise korra.

1. Tartu Ülikooli (edaspidi ülikool) nõukogu määruse ja rektori käskkirja registreerimise kohta saadetakse e-posti teade (edaspidi tehakse teatavaks) DHISi teavitussüsteemi kaudu prorektoritele, vastutusala juhtidele, dekaanidele/prodekaanidele, asutuste direktoritele, haldus- ja tugistruktuuri üksuste juhtidele ning nende poolt teate saajaks määratud pea(spetsialistidele), ülikooli nõukogu liikmetele, õiguskolleegiumi liikmetele, avalikkussuhete peaspetsialistile, juhtide abidele ja struktuuriüksuste sekretäridele (edaspidi juhid ja sekretärid).

2. Ülikooli nõukogu otsus tehakse teatavaks juhtidele ja sekretäridele või neile, keda see puudutab.

3. Rektori üleülikoolilist tähtsust omav korraldus tehakse teatavaks juhtidele ja sekretäridele.

4. Kõik rektori korraldused üksikküsimuses tehakse teatavaks neile, keda see puudutab ja/või kellele see on tööülesannete täitmiseks vajalik.

5. Prorektori, vastutusala juhi, asutuse direktori või dekaani korraldus tehakse teatavaks neile, keda see puudutab ja/või kellele see on tööülesannete täitmiseks vajalik.

6. Kiri, akt, protokoll, leping ja teabenõue tehakse teatavaks neile, keda see puudutab ja/või kellele see on tööülesannete täitmiseks vajalik .

7. Dokumentide kavandid ja nendega seonduvad dokumendid tehakse teatavaks neile, keda need puudutavad ja/või kellele need on tööülesannete täitmiseks vajalikud.

8. Paberkandjal väljastatakse dokumente, mis kuuluvad isikutoimikutesse, saadetakse ülikoolist välja või mille väljastamise kohustus tuleneb seadusest või seaduse alusel antud õigusaktist.

9. Korraldus jõustub 1. oktoobril 2006. a.

Mihkel Pärnoja
Administratsioonidirektor

KINNITATUD Tartu Ülikooli administratsioonidirektori 29. septembri 2006. a

korraldusega nr 27

(jõustunud 01.10.2006)

Üliõpilase ja töötaja isikutoimikute koosseisu loetelu

Võttes aluseks Tartu Ülikooli rektori 3. juuli 2006. a käskkirjaga nr 18 kinnitatud Tartu Ülikooli asjaajamiseeskirja punkti 58, kinnitan üliõpilaste ja töötajate isikutoimikute koosseisu.

1. Üliõpilase isikutoimikusse kuuluvad:

1.1. Tartu Ülikooli (edaspidi ülikooli) astumise avaldus,

1.2. riigieksamitunnistuste koopiad,

1.3. keskharidust tõendava dokumendi koopia,

1.4. kõrgharidust tõendava diplomi koopia, kui üliõpilasel on varem omandatud kõrgharidus,

1.5. immatrikuleerimise korralduse koopia,

1.6. üliõpilase õpingutega seotud avaldused,

1.7. üliõpilasega seotud muude korralduste koopiad,

1.8. eksmatrikuleerimise korralduse koopia koos esildise või viitega selle asukoha kohta,

1.9. ülikooli lõpetamisel diplomi ja akadeemilise õiendi kinnitatud koopiad,

1.10. õpingute katkestamisel väljavõte õpingutulemustest.

2. Töötaja isikutoimikusse kuuluvad:

2.1. tööleping(ud) koos lisade ja alusdokumentidega (töölepingu projekt, esildised jms),

2.2. akadeemilistel ametikohtadel ametikoha taotlemisel vastavalt konkursi tingimustele nõutud dokumendid,

2.3. mitteakadeemilistel ametikohtadel ametikirjeldus,

2.4. mitteakadeemilistel ametikohtadel töötaja CV ja haridust tõendavad dokumendid,

2.5. kooskõlastusavaldus teise tööandja juures töötamise kohta,

2.6. taotlus konkureeriva tegevuse lubamiseks,

2.7. korralduste koopiad töötaja tunnustamise kohta,

2.8. distsiplinaarkaristuse määramise korral:

2.8.1. rektori korralduse koopia distsiplinaarkaristuse määramise kohta (töötaja allkirjaga),

2.8.2. struktuuriüksuse juhi esildis distsiplinaarkaristuse määramise kohta,

2.8.3. töötaja seletuskiri ja distsiplinaarsüüteo muud dokumentaalsed tõendid,

2.9. töölepingu lõpetamisel struktuuriüksuse juhi esildised rektorile ning töötaja või tööandja avaldused ja teatised, sealhulgas

2.9.1. töölepingu lõpetamise seoses tähtaja möödumisega koopia teatisest isikule töölepingu lõpetamise kohta,

2.9.2. töölepingu lõpetamisel poolte kokkuleppel poolte kirjalikud avaldused töölepingu lõpetamise kohta,

2.9.3. töölepingu lõpetamisel seoses koondamisega struktuuriüksuse juhi esildis koondamisettepanekuga ja teatis isikule koondamise kohta (töötaja allkirjaga),

2.10. töötaja avaldused koos alusdokumentidega.

3. Korraldus jõustub 1. oktoobril 2006. a.

Mihkel Pärnoja
Administratsioonidirektor

Dokumendiliik	Kohustuslikud rekvisiidid
Ülikooli nõukogu määrus ja otsus	Dokumendiliigi nimetus, väljaandmise koht, kuupäev, registreerimise number, pealkiri, preambul (väljaandmise õiguslik alus), tekst (koos lisadega), rektori ja akadeemilise sekretäri allkiri.
Käskkiri	Dokumendiliigi nimetus, väljaandmise koht, kuupäev, registreerimise number, pealkiri, preambul, tekst (koos lisadega), rektori ning prorektori või vastutusala direktori allkiri. Prorektor või vastutusala direktor viseerib käskkirja lisad.
Korraldus	Dokumendiliigi nimetus, väljaandmise koht, kuupäev, registreerimise number ja indeks, preambul, tekst (koos lisadega), korralduse andja ja koostaja allkiri. Koostaja viseerib korralduse lisad.
Protokoll	Nõukogu või komisjoni nimetus, dokumendiliigi nimetus (protokoll), istungi või koosoleku toimumise koht, kuupäev, registreerimise number, tekst (koos lisadega), istungi või koosoleku juhataja ja protokollija allkiri.

Tartu Ülikooli asjaajamiseeskiri

I. ÜLDOSA

VI. PITSATID, NENDE HOIDMINE JA KASUTAMINE

Struktuuriüksusele koodi andmise kord

Dokumendiplankide kasutamise kord ja dokumentide vormistamise nõuded

Kooskõlastuskirja esitamise ning kooskõlastamise tulemuste teatavakstegemise kord

Pitsatite tellimise, registreerimise, väljastamise, kasutamise, tagasivõtmise ning hävitamise ja säilitamise kord

Dokumendihalduse infosüsteemis registreeritud dokumendist teavitamise kord

Üliõpilase ja töötaja isikutoimikute koosseisu loetelu