|
|
KINNITATUD Tartu Ülikooli rektori 19. novembri 2001. a käskkirjaga nr 27 (jõustunud 01.01.2002) |
|
|
|
|
|
MUUDETUD Tartu Ülikooli rektori 21. aprilli 2003. a käskkirjaga nr 7 (jõustunud 01.05.2003) |
|
|
|
|
|
MUUDETUD Tartu Ülikooli rektori 7. oktoobri 2003.a käskkirjaga nr 24 (jõustub 15.10.2003) |
1. Asjaajamise eesmärk on tagada Tartu Ülikooli (edaspidi ülikool) asjaajamise
efektiivne toimimine, sealhulgas tegevuse dokumenteerimine, dokumentide
korrektne vormistamine, dokumendiringlus, dokumentide tähtaegne täitmine,
dokumentidele juurdepääs, dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimine ning
arhivaalide korrastamine.
2. Asjaajamiseeskirjas (edaspidi eeskiri) on lähtutud arhiiviseadusest, isikuandmete kaitse seadusest, avaliku teabe seadusest, Vabariigi Valitsuse kinnitatud arhiivieeskirjast, asjaajamiskorra ühtsetest alustest ja Eesti Vabariigi standarditest, ülikooli põhikirjast ning ülikooli nõukogu kinnitatud ülikooli asutuste põhikirjadest ja teaduskondade põhimäärustest.
3. Ülikooli asjaajamiskorralduse eest vastutab administratsioonidirektor. Asjaajamise eest struktuuriüksuses vastutab struktuuriüksuse juht. Rektoraadi asjaajamist korraldab üldosakond.
4. Struktuuriüksuses korraldab asjaajamise struktuuriüksuse juht, lähtudes käesolevast eeskirjast ja valdkonniti kehtestatud regulatsioonidest.
5. Struktuuriüksuse juht on kohustatud määrama töötaja, kes vastutab asjaajamise ja arhiivitöö eest vastavas struktuuriüksuses (edaspidi asjaajamise eest vastutav töötaja) alates dokumentide loomisest kuni alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalide ülendamiseni ülikooli arhiivi (edaspidi arhiiv) ning lühiajalise säilitustähtajaga dokumentide hävitamiseni. Asjaajamise eest vastutaval töötajal tuleb järgida eeskirja ja struktuuriüksuses kehtestatud asjaajamiskorraldust. Vastutus asjaajamise eest on määratud töötaja ametikirjelduses.
6. Asjaajamiseeskiri on kohustuslik kõigile ülikooli töötajatele.
7. Asjaajamisperiood on ülikoolis ajavahemik 1. jaanuarist 31. detsembrini.
8. Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud ülikooli tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide tõestamiseks.
9. Dokumentide registreerimise eest dokumendiregistris vastutavad asjaajamise eest vastutavad töötajad.
10. Administratsioonidirektori kinnitatud dokumentide loeteluga määratakse register, kus dokumendid registreeritakse, dokumentide säilitamise tähtajad ning juurdepääs.
11. Juurdepääsu dokumentidele ja juurdepääsupiirangutest kinnipidamise tagavad asjaajamise eest vastutavad töötajad. Arhiivi üleantud arhivaalidele juurdepääsu ja juurdepääsupiirangutest kinnipidamise tagab peaarhivaar.
12. Dokumentidele juurdepääsu korraldamise eest dokumendihalduse infosüsteemis Livelink vastutab üldosakonna asjaajamiskorralduse peaspetsialist. Muudes infosüsteemides vastutab dokumenditele juurdepääsu korraldamise eest vastavat infosüsteemi haldava struktuuriüksuse juht.
13.Dokumendihalduse infosüsteemi Livelink toimimise eest vastutavad üldosakonna asjaajamiskorralduse peaspetsialist ja infotehnoloogia osakonna juhataja määratud töötaja.
14. Lisaks asjaajamiseeskirjale kehtivad, sh sätestavad asjaajamise konkreetse tegevuse puhul, ülikoolis kehtestatud õigusaktid õppetöö, teadus- ja arendustegevuse, personalitöö, rahanduse, ehitus-majandustegevuse, teabekorralduse ja muudes tegevusvaldkondades.
14¹. Ülikooli ingliskeelsetes dokumentides (tõlgetes), plankidel, kuulutustes, töötajate visiitkaartidel, trükistes, teadetes ja veebilehtedes kasutatakse ühtset ingliskeelset ametialast terminoloogiat, (struktuuriüksuste ja õppetoolide nimetused, ametinimetused ja muu ülikooli asjaajamisega seonduv terminoloogia), mille määrab kindlaks administratsioonidirektori moodustatud terminoloogiakomisjon. Ingliskeelne terminoloogia avaldatakse üldosakonna veebilehel.
[jõustub 15.10.2003]
15. Ülikooli õigustloovate aktide terviktekste hoiab ja uuendab vastava valdkonna eest vastutav haldus- ja tugistruktuuri allüksus dokumendihalduse infosüsteemi Livelink õigusaktide terviktekstide kataloogis. Terviktekstide uuendamise eest vastutab allüksuse juht.
[jõustunud 01.05.2003]
16. Ülikool kasutab üldplanki (A4 ja A5), kirjaplanki ning käskkirja, korralduse ja protokolli planke. Paberkandjal plankide kujundus ja värvilahendus vastab ülikooli rektori kinnitatud sümboolika statuudile. Digitaalplankidel kasutatakse ülikooli märgi ja logo stiliseeritud kujutist.
17. Ülikooli asutus võib omada oma sümboolikaga planke, kui see on asutuse põhikirjaga ette nähtud. Plangi kujundus peab vastama rektori kinnitatud ülikooli sümboolika statuudile.
18. Üldplangi päisesse kantakse ülikooli märk ja logotüüp TARTU ÜLIKOOL, üldplangi erivormile vastavalt logotüüp TARTU ÜLIKOOLI NÕUKOGU, TARTU ÜLIKOOLI VALITSUS või TARTU ÜLIKOOL.
19. Käskkirja plangile kantakse lisaks ülikooli märgile ja logotüübile suurtähtedega KÄSKKIRI, kuupäeva koht punktiirjoonega, aastaarvu kolm esimest numbrit, lühend "nr" ning numbri koht punktiirjoonega. Korralduse plangile kantakse lisaks ülikooli märgile ja logotüübile suurtähtedega KORRALDUS, kuupäeva koht punktiirjoonega, aastaarvu kolm esimest numbrit, lühend "nr" ning numbri koht punktiirjoonega. Teaduskonna dekaani korralduse plangile kantakse lisaks eespool nimetatud korralduse plangi rekvisiitidele teaduskonna nimetus suurtähtedega.
20. Kirjaplangi päisesse kantakse ülikooli märk, logotüüp TARTU ÜLIKOOL ning vastava teaduskonna, ülikooli asutuse, haldus- ja tugistruktuuri üksuse või ametikoha nimetus. Teaduskonna struktuuriüksuse plangile kantakse lisaks ülikooli märgile ja logotüübile TARTU ÜLIKOOL teaduskonna nimetus suurtähtedega ja struktuuriüksuse nimetus väiketähtedega.
21. Kirjaplangi kontaktandmete väli on plangi allosas veerisest ülalpool. Kirjaplangi kontaktandmete välja tunnus on plangi paremalt servalt lähtuv sinine lint. Väljale kantakse ülikooli ja struktuuriüksuse nimetus inglise keeles, struktuuriüksuse aadress, telefon(id), faks, ametlik e-posti aadress ning ülikooli või struktuuriüksuse veebiaadress.
22. Kirjaplankide omamise õigus on kõigil akadeemilise struktuuri üksustel ja ülikooli asutustel. Haldus- ja tugistruktuuri allüksustele annab kirjaplangi omamise õiguse rektor allüksuse kirjeldusega. Ametikohajärgse plangi omamise õigus on rektoril, prorektoritel, vastutusala direktoritel, akadeemilisel sekretäril ja peaarhivaaril.
23. Üld- ja kirjaplanke ning nende eriliike tellib ja väljastab ülikooli struktuuriüksustele üldosakond. Erikujundusega kirjaplanke omavas ülikooli asutuses korraldab kirjaplankide tellimise ning esitab kontrolleksemplari üldosakonda asutuse direktor.
24. Üld- ja kirjaplankide registrit peab üldosakonna asjaajamise eest vastutav töötaja. Kõiki ülikoolis, sealhulgas ülikooli asutustes, kasutusel olevaid üld- ja kirjaplankide kontrolleksemplare hoiab üldosakonna asjaajamise eest vastutav töötaja.
25. Planke hoitakse seifis või lukustatavas kapis ning nende säilimise ja väljastamise eest vastutab asjaajamise eest vastutav töötaja.
26. Kehtivuse kaotanud plangid tagastatakse 2 nädala jooksul üldosakonda.
27. Erikujundusega protokolliplanke logotüüpidega TARTU ÜLIKOOLI NÕUKOGU ja TARTU ÜLIKOOLI VALITSUS kasutab vastavalt ülikooli nõukogu või valitsus.
28. Erikujundusega protokolliplanki logotüübiga TARTU ÜLIKOOL (edaspidi ülikooli protokolliplank) kasutavad teaduskondade nõukogud.
29. Allkirjaõigus üldplangile ja protokolliplankidele on oma ametiülesannete piires rektoril, prorektoritel, vastutusala direktoritel, akadeemilisel sekretäril, rektori abil, personaliosakonna juhatajal, dekaanidel, prodekaanidel ja teaduskonna/osakonna/ instituudi/keskuse/ülikooli asutuse nõukogude sekretäridel ning protokollijatel.
30. Allkirjaõigus kirjaplangile on ametikohajärgse kirjaplangi omanikul ning struktuuriüksuse juhil.
31. Vastavalt akadeemilisele tavale, võib akadeemilise struktuuri üksuse juht anda allkirjaõiguse struktuuriüksuse kirjaplangile oma struktuuriüksuse töötajatele ja doktorantidele õppe- ja teadustööga seotud kirjavahetuseks (soovituskirjad üliõpilastele ja õppejõududele, kirjavahetus koostööpartneritega jm). Allkirjaõiguse annab struktuuriüksuse juht kirjalikult ning see jääb struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutava töötaja juurde hoiule.
32. Ülikooli asutuste direktorid ning haldus- ja tugistruktuuri allüksuste juhid võivad anda allkirjaõiguse sekretäridele, peaspetsialistidele ja spetsialistidele nende ametiülesannete piires või juhi antud juhiste alusel. Allkirjaõiguse annab juht kirjalikult.
33. Rahataotlused riigi- ja valitsusasutustele vormistatakse vastavalt kuuluvusele rektori, prorektori või vastutusala direktori kirjaplangil.
34. Dokumendivormid on nii digitaalsed kui paberil. Dokumendivormide ühiseks tunnuseks on logotüüp TARTU ÜLIKOOL dokumendipäises.
35. Digitaalset dokumendipäise etaloni hoiab üldosakonna asjaajamiskorralduse peaspetsialist. Dokumendivormide tegemiseks väljastab dokumendipäist multimeediakeskuse juhataja.
36. Dokumendivorme töötavad välja, viivad sisse muudatusi ning tagavad nende kättesaadavuse vastava valdkonna eest vastutavad haldus- ja tugistruktuuri allüksused. Dokumendivormid asuvad dokumendihalduse infosüsteemi Livelink dokumendivormide kataloogis. Dokumendivormide uuendamise eest vastutab allüksuse juht.
[jõustunud 01.05.2003]
37. Dokumendivormide väljatöötamisel lähtutakse Eesti Vabariigi standardist.
38. Haldus- ja tugistruktuuri allüksuse juhil on kohustus dokumendivormid enne kasutuselevõttu kooskõlastada üldosakonna asjaajamiskorralduse peaspetsialistiga.
III. DOKUMENTIDE VORMISTAMINE
39 .Dokumente vormistatakse digitaalselt ja paberkandjal. Paberdokumendid vormistatakse formaadis A4 (210 x 297 mm) või A5 (120x148 mm) paberile. Digitaalselt vormistatavad dokumendivormid võetakse järk-järgult kasutusele dokumendihalduse infosüsteemis Livelink ja teistes infosüsteemides.
40. Dokumendid vormistatakse nii, et faili hilisemal konverteerimisel HTML-vormingusse oleks tagatud digitaalse ja paberdokumendi samasus.
41. Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirja ¹riftiga Times New Roman, Times, Arial või Courier suurusega 12-14 punkti. Ühe ja sama dokumendi vormistamisel ei ole soovitav kasutada mitut eri ¹rifti ja üksteisest kirja suurusi. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu või lauseid võib vormistada poolpaksus või kaldkirjas.
42. Vormistamisel kasutatakse reavahesid Single, 1,5 Lines või Auto. Mahukate dokumentide vormistamisel kasutatakse reavahet Single.
43. Määrused, otsused, käskkirjad, korraldused, protokollid, tõendid, kirjad ja aruanded vormistatakse plokkstiilis, ¹riftiga Times New Roman (Times), suurusega 12 punkti, reavahega Single.
44. Dokumendid koostatakse ja rekvisiidid vormistatakse vastavalt Eesti Vabariigi standardites ettenähtud nõuetele. Üldosakonna asjaajamiskorralduse peaspetsialist tagab nõuete kättesaadavuse ülikooli veebilehel.
45. Dokumendi tekst on täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt mõistetav ning võimalikult lühike.
46. Ülikooli nõukogu määrus vormistatakse ühes eksemplaris ülikooli nõukogu plangile. Kohustuslikud rekvisiidid on väljaandmise koht, kuupäev, registreerimise number, pealkiri, preambula (väljaandmise õiguslik alus), tekst (vajaduse korral koos lisadega) ning rektori ja akadeemilise sekretäri allkirjad. Määrus avaldatakse ülikooli liikmetele.
47. Ülikooli nõukogu otsus vormistatakse ülikooli nõukogu plangile ühes eksemplaris. Kohustuslikud rekvisiidid on väljaandmise koht, kuupäev, registreerimise number, pealkiri, preambula, tekst (vajaduse korral koos lisadega) ning rektori ja akadeemilise sekretäri allkirjad. Ülikooli nõukogu otsus tehakse teatavaks neile, keda see puudutab.
48. Rektori käskkiri vormistatakse käskkirja plangile ühes eksemplaris. Kohustuslikud rekvisiidid on väljaandmise koht, kuupäev, registreerimise number, pealkiri, preambula, tekst (vajaduse korral koos lisadega), rektori allkiri ning prorektori või vastutusala direktori viisa. Kui käskkirjal on lisad, viseerib prorektor või vastutusala direktor ka need. Käskkiri avaldatakse ülikooli liikmetele.
49. Korraldusi annavad pädevuse piires vastavalt õigusaktidele rektor, prorektorid, vastutusala direktorid, dekaanid ja ülikooli asutuste juhid. Korraldus vormistatakse ühes eksemplaris korralduse plangile. Kohustuslikud rekvisiidid on väljaandmise koht, kuupäev, registreerimise number ja indeks, preambula, tekst (vajaduse korral koos lisadega), allkiri ja koostaja viisa. Kui korraldusel on lisad, viseerib koostaja ka need. Korraldus tehakse teatavaks neile, keda see puudutab. Erandina vormistatakse kahes eksemplaris allkirja vastu teatavakstegemist nõudvad personalikorraldused.
50. Protokoll vormistatakse ülikooli nõukogu ja valitsuse ning ülikooli asutuse, teaduskonna, osakonna, instituudi ja keskuse nõukogu ning komisjonide istungite või koosolekute kohta ühes eksemplaris.
50.1. Ülikooli nõukogu istungi ja nõukogu komisjoni koosoleku protokoll vormistatakse ülikooli nõukogu plangile.
50.2. Ülikooli valitsuse istungi protokoll vormistatakse ülikooli valitsuse plangile.
50.3. Kuratooriumi koosoleku protokoll vormistatakse ülikooli protokolliplangile.
50.4. Teaduskonna, osakonna, instituudi ja keskuse nõukogu protokoll vormistatakse ülikooli protokolliplangile.
50.5. Ülikooli asutuse nõukogu koosoleku protokoll vormistatakse kas asutuse üldplangile või ülikooli protokolliplangile.
50.6. Rektori, prorektori või vastutusala direktori korraldusega moodustatud ajutise komisjoni või töögrupi koosoleku protokoll vormistatakse valgele paberile.
51. Protokolli kohustuslikud rekvisiidid on nõukogu, komisjoni nimetus, dokumendiliigi nimetus (protokoll), istungi või koosoleku toimumise koht, kuupäev, registreerimise number, tekst (vajaduse korral koos lisadega) ning istungi või koosoleku juhataja ja protokollija allkirjad.
52. Volitused ülikooli esindamiseks antakse ülikooli nõukogu määruse, rektori käskkirja või rektori korraldusega. Vajaduse korral vormistatakse kolmandatele isikutele esitamiseks (notariaalne) volikiri. Volikirja üleandmisel volitatule kinnitab volitatu kirjalikult volikirja kättesaamist. Volikirja kehtetuks tunnistamise puhul tagastab volitatu talle ülikooli poolt väljastatud volikirja. Volikirja tagastamine fikseeritakse kirjalikult. Üldosakond peab arvestust volikirjade kättesaamise ja tagastamise kohta.
[jõustunud 01.05.2003]
53. Lepingud vormistatakse valgele paberile või digitaalsele dokumendivormile.
Vajadusel vormistatakse lepingule kooskõlastusleht. Kooskõlastuslehel esitatakse lepingu osapooled, objekt, kooskõlastusmärge, kooskõlastajate nimed, ametikohad, struktuuriüksused ning allkirjad ja kuupäevad. [jõustunud 01.05.2003]
54. Töölepingud vormistatakse ülikooli üldplangile.
55. Aktid vormistatakse digitaalsele dokumendivormile või ülikooli üldplangile.
56. Dokumendid, mille vormi ei ole õigusaktidega ette nähtud, kuid mis tõestusväärtuse tagamiseks vajavad vormistamist plangile, vormistatakse üldosakonna asjaajamiskorralduse peaspetsialistiga kooskõlastatult ülikooli üldplangile.
57. Kirjad ja tõendid vormistatakse struktuuriüksuse või ametikohajärgsele kirjaplangile. Kirjade vormistamiseks kasutatakse A4 formaadis planki, tõendite vormistamiseks A4 või A5 formaadis planki või digitaalset dokumendivormi.
58. Rektorit, prorektorit, vastutusala direktorit, akadeemilist sekretäri või peaarhivaari asendava töötaja kirjad vormistatakse asendatava töötaja ametikohajärgsele kirjaplangile.
59. Määruse, otsuse, käskkirja, korralduse, protokolli, akti, ja kirja rekvisiitide vormistamise juhised ja näidisvormingud annab ja teeb kättesaadavaks ülikooli veebilehel üldosakonna asjaajamiskorralduse peaspetsialist.
60. Ülikoolis on kasutusel alljärgnevad pitsatite liigid:
60.1. ülikooli pitsat: pitser (pitsati jäljend) on ümmargune, diameetriga 35 mm, keskel ülikooli märk, ülal tekst TARTU ÜLIKOOL, alläärel tekst UNIVERSITAS TARTUENSIS,
60.2. teaduskonna pitsat: pitser on ümmargune, diameetriga 35 mm, keskel ülikooli märk, ülal tekst TARTU ÜLIKOOL, alläärel teaduskonna nimetus suurtähtedega,
60.3. teaduskonna allüksuse pitsat: pitser on ovaalne, paremal ülikooli portikus, vasakul ülal tekst TARTU ÜLIKOOL, alläärel teaduskonna nimetus suurtähtedega, keskel allüksuse nimetus suurtähtedega,
60.4. haldus- ja tugistruktuuri allüksuse pitsat: pitser on ovaalne, paremal ülikooli portikus, keskel tekst TARTU ÜLIKOOL, alläärel osakonna nimetus suurtähtedega,
60.5. ülikooli asutuse pitsat: pitser on ovaalne, keskel ülikooli portikus, ülal tekst TARTU ÜLIKOOL UNIVERSITAS TARTUENSIS, alläärel asutuse nimetus suurtähtedega,
60.6. rektori ametipitsat: pitser on ovaalne tekstiga Universitatis Tartuensis Sigillum Rectoris.
61. Pitserid on sinise värvitooniga.
62. Pitserite elektroonseid etalone hoiab ja tagab nende säilimise üldosakonna asjaajamiskorralduse peaspetsialist.
63. Pitsateid hoitakse seifis või lukustatavas kapis ning nende säilimise ja õiguspärase kasutamise eest vastutab asjaajamise eest vastutav töötaja.
64. Pitsatite tellimist korraldab ja pitsatite registrit peab üldosakonna asjaajamiskorralduse peaspetsialist. Pitsatite register sisaldab ka pitsereid.
65. Rikutud ja kasutusest väljuvad pitsatid (struktuuriüksuse likvideerimise, nimetuse muutmise vms puhul) tagastab asjaajamise eest vastutav töötaja üldosakonna asjaajamiskorralduse peaspetsialistile. Pitsatite tagastamisel annavad nii üleandja kui ka vastuvõtja pitsatite registrisse allkirjad.
66. Tagastatud pitsatid hävitatakse. Hävitamiseks moodustab administratsioonidirektor oma korraldusega vähemalt kolmeliikmelise komisjoni. Pitsatite hävitamise kohta vormistatakse akt. Akti number ja kuupäev kantakse pitsatite registrisse.
67. Pitserit kasutatakse faktide tõestamiseks. Pitseri kasutamise juhud fikseeritakse registris iga pitsati kohta eraldi.
68. Dokumentide ärakirju, koopiaid, väljavõtteid ja väljatrükke tõestavad rektoraadi vastutavad sekretärid, postisekretär, asjaajamiskorralduse peaspetsialist, teaduskondade dekanaatide juhatajad ja sekretärid, nõukogude sekretärid ning struktuuriüksuste asjaajamise eest vastutavad töötajad.
69. Ärakirja, koopia, väljavõtte või väljatrüki tõestamiseks tehakse esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale suurtähtedega märge ÄRAKIRI, KOOPIA, VÄLJAVÕTE või VÄLJATRÜKK (või kasutatakse templit) ning viimasele lehele tehakse kinnitusmärge. Enam kui üheleheküljelise dokumendi tõestamisel võib kõik lehed märgendada pitseriga.
70. Kinnitusmärge sisaldab dokumendi väljaandja nimetuse, kinnituse andnud ametiisiku allkirja, nime ja ametinimetuse ning kuupäeva.
71. Dokumentide õigsust tohib tõestada ainult originaalallkirjadega dokumendist või originaaltõestusmärget omava dokumendi ärakirjast, koopiast, väljavõttest või väljatrükist.
72. Instituudi ja osakonna pitseriga võib tõestada kõiki selle instituudi või osakonna poolt välja antud dokumente, dekanaadi pitseriga kõiki teaduskonna või selle struktuuriüksuste poolt välja antud dokumente, üldosakonna pitseriga kõiki ülikoolis välja antud dokumente, välja arvatud diplomite ja akadeemiliste õiendite koopiaid.
73. Diplomite ja akadeemiliste õiendite koopiaid tõestab õppe- ja üliõpilasosakonna juhataja määratud töötaja ning tõestus kinnitatakse õppe- ja üliõpilasosakonna pitseriga.
V. DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE
74. Struktuuriüksused on kohustatud registreerima oma ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokument on registreeritud, kui selle kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed.
75. Ülikooli struktuuriüksused registreerivad dokumendid ja/või sisestavad andmed dokumendihalduse infosüsteemi (Livelink), õppeinfosüsteemi (ÕIS), teadusinfosüsteemi (TIS), rahanduse- ja personaliinfosüsteemi (Concorde XAL) ja kinnisvarahalduse infosüsteemi (Archibus/FM) vastavalt prorektorite või vastutusala direktorite kinnitatud infosüsteemide kasutusjuhistele.
76. Infosüsteemide kasutusjuhiste olemasolu ja avalikustamise eest vastutab vastavalt valdkonnale prorektor või vastutusala direktor. Kasutusjuhised on kättesaadavad nii süsteemi abivahendina ja ka ülikooli veebilehel.
77. Dokumendihalduse infosüsteemi Livelink haldavad üldosakond ja infotehnoloogia osakond, õppeinfosüsteemi (ÕIS) õppe- ja üliõpilasosakond, teadusinfosüsteemi (TIS) teadus- ja arendusosakond, rahanduse- ja personaliinfosüsteemi (Concorde XAL) rahandusosakond ja personaliosakond ning kinnisvarahalduse infosüsteemi Archibus/FM haldusdirektori büroo.
78. Dokumendihalduse infosüsteemis Livelink registreeritakse
78.1. ülikooli nõukogu määrused,
78.2. ülikooli nõukogu otsused,
78.3. käskkirjad,
78.4. korraldused,
78.5. lähetused,
78.6. protokollid,
78.7. lepingud,
78.8. aktid,
78.9. kirjavahetus (sh tõendid).
79. Dokumendihalduse infosüsteemi Livelink registreerimise juhised on süsteemi abiinfo kataloogis.
80. Registreerimisel dokumendihalduse infosüsteemi lisatakse HTML-vormingus fail vastavalt dokumendihalduse infosüsteemi Livelink kasutusjuhistele. Ülikooli saabunud dokumentide faile ei ole kohustust lisada. Sel juhul sisestatakse registreerimisel HTML-vormingus fail tekstiga "Fail puudub".
81. Anonüümseid dokumente, reklaamtrükiseid, perioodikat, kutse- ja õnnitluskaarte, kaastundeavaldusi ning kirju märkega ISIKLIK ei registreerita. Kui isikliku kirja avamisel selgub, et see on ametlik, vastutab registreerimise eest kirja saanud töötaja.
82. Registreerimisel tehakse paberkandjal saabunud dokumendile saabumismärge, mis sisaldab ülikooli või struktuuriüksuse nimetuse, kuupäeva ja registreerimisindeksi.
83. Dokumendi registreerimise eest vastutab asjaajamise eest vastutav töötaja.
84. E-postiga saabunud teabenõuded registreeritakse ülikooli e-posti proffice@ut.ee registris ning paberkandjal saabunud teabenõuded kirjavahetuse registris. Suulisi teabenõudeid ei registreerita. Teabenõudele vastatakse viivituseta või mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul.
85. E-postiga mis tahes ülikooli e-posti aadressile tulnud teabenõudele vastamisel saadetakse vastuse koopia aadressile proffice@ut.ee.
86. Post saabub ülikooli postikantseleisse või otse struktuuriüksustesse posti, käsiposti, faksi ja e-posti teel.
87. Ülikooli postikantseleis sorteeritakse saabunud post struktuuriüksuste postiboksidesse. Kaks korda päevas läheb post ülikoolisisese postiringiga tugipunktidesse. Peahoones ja selle läheduses asuvate struktuuriüksuste posti viib postikantseleist vastava struktuuriüksuse sekretär või töötaja vähemalt üks kord päevas.
88. Postiringi marsruudi ja kellaajad määrab üldosakonna asjaajamiskorralduse peaspetsialist.
89. Ülikoolisiseseid paberdokumente edastatakse siseposti kaudu sisepostiümbrikus.
90. Posti väljasaatmise korraldab üldosakonna postisekretär. Postisaadetised peavad olema ümbrikes või pakendatud ning aadressid vormistatud vastavalt standardile. Postisaadetisele lisatakse makselipik finantsallika äramärkimise ja selle käsutaja allkirjaga. Posti markeerib postisekretär.
91. Saabuvad dokumendid, v.a kirjad märkega ISIKLIK, avab asjaajamise eest vastutav töötaja, kontrollides adressaadi õigsust ning allkirjade ja lisade olemasolu. Kui töötajale on ametlik dokument saabunud käsiposti, faksi või e-postiga, esitab töötaja selle registreerimiseks asjaajamise eest vastutavale töötajale.
92. Kui dokumendi lahendamine ei kuulu ülikooli pädevusse, informeerib asjaajamise eest vastutav töötaja sellest kirja saatjat. Kui dokumendi lahendamine ei kuulu dokumendi saanud struktuuriüksuse pädevusse, edastatakse dokument õigele adressaadile ja informeeritakse sellest kirja saatjat.
93. Saabunud dokumendid registreeritakse dokumendihalduse infosüsteemis Livelink või vastava valdkonna (õppeinfo, teadusinfo, rahanduse, personalitöö, haldus-majanduse või muu valdkond) infosüsteemis vastavalt kasutusjuhistele.
94. Dokumendiregistrisse kantud dokument antakse või saadetakse saabumise päeval läbivaatamiseks juhile või lahendamiseks töötajale, kelle ülesannetesse see kuulub.
95. Juhile otsustamiseks antud paberdokumendile kirjutab juht resolutsiooni. Resolutsioonis märgitakse täitja nimi või nimed, oodatav lahendustulemus, täitmise tähtaeg, allkiri ja kuupäev. Kui resolutsioonis on märgitud mitu täitjat, edastatakse dokumendi originaal resolutsioonis esimesena märgitud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist. Ülejäänud täitjatele edastatakse koopiad.
96. Dokumendi sisulise ja tähtaegse lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud töötaja, mitme täitja puhul esimesena märgitud töötaja. Vastuse projekt saadetakse tagasi koos dokumendi originaaliga.
97. Dokumendid edastab täitjale asjaajamise eest vastutav töötaja.
98. Kui ülikooli saabunud kirjal ei ole vastamise tähtaega märgitud, siis vastatakse ühe kuu jooksul. Ülikoolisiseselt on dokumendi lahendamise aeg 10 tööpäeva, kui resolutsioonis ei ole nõutud teisiti.
99. Kirjale vastamise või dokumendi lahendamise kohta tehakse dokumendiregistrisse märge.
100. Telefonitsi lahendamisel tehakse täitmismärge dokumendile ja dokumendiregistrisse, fikseerides lühidalt tulemuse. Paberdokumendi puhul on täitmismärke juures allkiri ja kuupäev.
101. Dokumente, mis on vormistamisel ebaõnnestunud (väljatrükk, paljundus) või mida ei ole enam vaja, kuid mis sisaldavad informatsiooni ülikooli tegevuse kohta, hävitatakse paberipurustajas.
102. Õigusaktid edastatakse teadmiseks dokumendihalduse infosüsteemi Livelink teavitussüsteemi vahendusel e-posti teatena, kusjuures samasse teatesse lisatakse väljavõte õigusakti registrikaardist koos õigusakti tekstiga. Teavitussüsteem võetakse kasutusele järk-järgult dokumendiliikide lõikes.
103. Õigusaktide koopiaid üldjuhul paberil ei väljastata. Paberkoopiad väljastatakse dokumentidest, mis kuuluvad isikutoimikutesse või mis saadetakse ülikoolist välja.
104. Avalikuks kasutamiseks on:
104.1. ülikooli nõukogu määrused,
104.2. ülikooli nõukogu otsused,
104.3. ülikooli nõukogu istungi protokollid,
104.4. ülikooli nõukogu komisjoni koosoleku protokollid,
104.5. kuratooriumi istungi protokollid,
104.6. rektori käskkirjad,
104.7. rektori korraldused,
104.8. prorektorite korraldused,
104.9. vastutusala direktorite korraldused,
104.10. teaduskonna, osakonna, instituudi, keskuse ja ülikooli asutuse nõukogu koosolekute protokollid,
104.11. dekaanide korraldused,
104.12. kolledzhite direktorite korraldused,
104.13. ülikooli asutuste direktorite korraldused,
104.14. komisjonide koosolekute protokollid,
104.15. aastaaruanded,
104.16. koostöölepingud,
104.17. lepingud, millel puudub märge asutusesisese kasutamise kohta,
104.18. teadus- ja arendustöö lepingud, mis ei sisalda tehnoloogilisi lahendusi,
104.19. aktid (asjaajamise ja dokumentatsiooni üleandmise-vastuvõtmise, varade üleandmise-vastuvõtmise, varade mahakandmise kohta),
104.20. dokumendiregister.
105. Avalikuks kasutamiseks mõeldud dokumendid avaldatakse dokumendihalduse infosüsteemis Livelink või vastava valdkonna infosüsteemis.
106. Juurdepääsupiiranguga dokumendid on järgmised:
106.1. asutusesiseseks kasutamiseks,
106.2. asutusesiseseks kasutamiseks, sisaldab eraelulisi andmeid.
107. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumendile teeb dokumendi vormistaja suurtähtedega märke AK (asutusesiseseks kasutamiseks). Eraelulisi andmeid sisaldavale dokumendile tehakse märge AKEA (asutusesiseseks kasutamiseks, sisaldab eraelulisi andmeid).
108. AK dokumendid on
108.1. dokumendid tehnoloogiliste lahenduste kohta,
108.2. õigusaktide projektid,
108.3. tööalased memod, õiendid, arvamused,
108.4. ülikooli valitsuse ja teaduskondade valitsuste protokollid ja dokumendid,
108.5. ülikoolisisene kirjavahetus,
108.6. muud seaduses sätestatud dokumendid.
108¹.1. Tehnoloogilisi lahendusi sisaldavate dokumentide kasutamise kohta
peetakse vajadusel eriarvestust (p 108¹.2 - 108¹.6). Eriarvestuse pidamist
korraldab dokumente menetleva struktuuriüksuse juht.
108¹.2. Eriarvestusega dokumendile tehakse märge "AK - sisaldab
tehnoloogilisi lahendusi".
108¹.3. Eriarvestusega dokumendi juurde kuuluvad kohustuslikult lisad
juurdepääsuõiguste ja dokumendi konfidentsiaalsuse kohustuse kohta.
108¹.4. Lisas "Juurdepääsuõigus eriarvestusega dokumendile"
esitatakse dokumendi pealkiri,
registriindeks ja isikute nimekiri (nimi, ametikoht, struktuuriüksus), kellele
antakse õigus dokumenti lugeda. Lisa allkirjastab dokumendi menetleja ja kinnitab struktuuriüksuse juht
dokumendi loomisel.
108¹.5. Lisas "Allkiri dokumendi konfidentsiaalsuse kohustuse
kohta" esitatakse eriarvestusega dokumendi (dokumendi projekti) loomise
kuupäev, pealkiri, registriindeks, juurdepääsupiirangu tähtaeg, isiku
kohustused tehnoloogiliste lahenduste ja sellega kaasnevate äritehingute
konfidentsiaalsuse kohustuste kohta struktuuriüksuse juhi poolt määratud
tähtaja jooksul (sh ka peale töösuhte lõppemist ülikooliga), nimi, struktuuriüksus
(asutus), ametikoht, allkiri dokumendi lugemise kohta ja lugemise kuupäev.
108¹.6. Eriarvestusega dokumendid registreeritakse dokumendihalduse
infosüsteemis Livelink eraldi kataloogis. Juurdepääsuõigus eriarvestusega
dokumentidele antakse Livelink'is struktuuriüksuse juhi kinnitatud
juurdepääsuõiguste alusel.
108¹.7. Eriarvestusega dokumente koos lisadega hoitakse struktuuriüksuses
eraldi toimikutes tulekindlas arhiivikapis.
[jõustunud 01.05.2003]
109. AKEA dokumentideks arvatakse vastavalt isikuandmete kaitse seadusele delikaatseid ja muid eraelulisi andmeid sisaldavad dokumendid. AKEA dokumendid on eraelulisi andmeid sisaldav kirjavahetus, isikutoimikud ja muud dokumendid.
110. AK dokumentide juurdepääsupiirang kehtib 5 aastat. Kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib, pikendab struktuuriüksuse juht või asutuse direktor piirangut kuni 5. aasta võrra.
110¹. Eriarvestusega "AK - sisaldab tehnoloogilisi lahendusi"
dokumentide juurdepääsupiirang kehtib struktuuriüksuse juhi määratud tähtajal.
[jõustunud 01.05.2003]
111. Märke juurdepääsupiirangu või selle pikendamise kohta teeb asjaajamise eest vastutav töötaja dokumendiregistrisse.
112. Asjaajamine ja dokumentatsioon antakse struktuuriüksuse likvideerimisel, reorganiseerimisel või töötajaga töösuhte lõpetamisel üle aktiga.
113. Üleandmise-vastuvõtmise algatab struktuuriüksuse juht. Akti valmistab ette üleandja.
114. Asjaajamise ja dokumentatsiooni üleandmiseks-vastuvõtmiseks moodustatakse komisjon, mille koosseisu kuuluvad esimees ning vähemalt kolm liiget, kelle hulgas on üleandja ja vastuvõtja. Struktuuriüksuse juht teeb korralduse andjale esildise komisjoni koosseisu kohta.
115. Komisjoni moodustab administratsioonidirektor oma korraldusega
115.1. teaduskonna dekanaadi juhataja, haldus- ja tugistruktuuri allüksuse juhi või ülikooli asutuse direktori vahetumisel,
115.2. struktuuriüksuste või tööfunktsioonide üleviimisel ühest teaduskonnast, ülikooli asutusest või haldus- ja tugistruktuuri allüksusest teise,
115.3. struktuuriüksuse likvideerimisel või reorganiseerimisel.
116. Teaduskonna või ülikooli asutuse struktuuriüksuse juhi vahetumisel moodustab komisjoni teaduskonna dekaan või ülikooli asutuse direktor oma korraldusega.
117. Struktuuriüksuses asjaajamisega seotud töötaja vahetumisel moodustab komisjoni struktuuriüksuse juht suulise korraldusega.
118. Üleandmise-vastuvõtmise akt vormistatakse ühes eksemplaris. Akt sisaldab:
118.1. üleandja töövaldkonda kuuluvate täitmisel olevate lepingute loetelu (lepingupooled, lepingu objekt, sõlmimise kuupäev, kehtivusaeg),
118.2. kooskõlastamisel olevate dokumentide loetelu (dokumendi nimetus, kelle juures ja mis kuupäevast kooskõlastamisel),
118.3. pooleliolevate tööde (projektide) loetelu,
118.4. tähtaegselt täitmata ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu,
118.5. üleantavad dokumendid vastavalt administratsioonidirektori kinnitatud dokumentide loetelule,
118.6. pitsati kirje koos jäljendiga ning plankide liigid ja kogus,
118.7. muude ülesannete loetelu (ametikohajärgne osalemine nõukogudes, komisjonides, töögruppides jms).
119. Struktuuriüksuse juhi vahetumisel sisaldab akt lisaks punktis 118 nimetatule koosseisunimestiku ja eelarve seisu.
120. Administratsioonidirektori korralduse alusel tehtud akt esitatakse kinnitamiseks, ning pärast kinnitamist registreeritakse ja säilitatakse üldosakonnas. Osapooled saavad akti koopia.
121. Teaduskonna dekaani või ülikooli asutuse direktori korralduse alusel tehtud akt esitatakse kinnitamiseks korralduse andjale ning pärast kinnitamist registreeritakse ja säilitatakse dekanaadis või ülikooli asutuses. Osapooled ja üldosakond saavad akti koopia.
122. Struktuuriüksuse juhi suulise korralduse alusel tehtud akt esitatakse kinnitamiseks struktuuriüksuse juhile ning pärast kinnitamist registreeritakse kirjavahetuse registris ja säilitatakse struktuuriüksuses.
123. Ülikooli otsustuskogud on
123.1. ülikooli nõukogu,
123.2. teaduskonna, osakonna, instituudi ja keskuse nõukogud,
123.3. ülikooli asutuse nõukogu.
124. Ülikooli nõukogu protseduurireeglid on sätestatud ülikooli nõukogu kinnitatud kodukorras.
125. Otsustuskogude istungite ja koosolekute protokollid vormistatakse ja sisestatakse dokumendihalduse infosüsteemi Livelink alljärgnevate tähtaegadega:
125.1. ülikooli nõukogu protokoll nõukogu kodukorras määratud ajal,
125.2. teaduskonna, osakonna, instituudi, keskuse ja ülikooli asutuse nõukogu protokoll seitsme päeva jooksul pärast koosoleku toimumist.
126. Otsustuskogu koosoleku protokollile kirjutavad alla istungi või koosoleku juhataja ja protokollija.
127. Ülikooli valitsuse protseduurireeglid kehtestab rektor.
128. Ülikoolis luuakse alalisi ja ajutisi komisjone ja töögruppe.
129. Alalise komisjoni koosseis kinnitatakse ülikooli nõukogu otsuse või rektori korraldusega. Ajutise komisjoni koosseis kinnitatakse ülikooli nõukogu otsuse või rektori, prorektori, vastutusala direktori, dekaani või ülikooli asutuse direktori (edaspidi komisjoni moodustaja) korraldusega.
130. Komisjoni loomisel ja koosseisu kinnitamisel määratakse selle esimees, kes vastutab komisjoni töö sisulise tegevuse eest. Sekretär määratakse komisjoni moodustamise otsuses või korralduses või jäetakse see komisjoni otsustada esimesel koosolekul.
131. Komisjoni sekretär võib olla hääleõiguslik või hääleõiguseta (märge "hääleõiguseta"). Kui komisjoni sekretäri hääleõigus ei ole korralduses reguleeritud või komisjon on valinud sekretäri oma liikmete hulgast, on sekretär hääleõiguslik.
132. Komisjoni koosolekud kutsub kokku esimees ja protokollib sekretär. Protokollimise viisi (protokollimine tekstina või ainult otsused) otsustab komisjon esimesel koosolekul.
133. Alalised komisjonid töötavad vastavalt komisjoni moodustaja kehtestatud korrale.
134. Ajutised komisjonid vormistavad oma seisukohad otsuse või aktina, millele kirjutavad alla komisjoni esimees ja sekretär. Otsus või akt esitatakse komisjoni moodustajale otsustuse tegemiseks, kinnitamiseks või edasisuunamiseks otsustuskogusse. Komisjoni dokumendid registreeritakse dokumendihalduse infosüsteemis Livelink asjapõhisena (nii kirjavahetus, protokollid kui otsus on ühe dokumendiregistri indeksi all) vastava struktuuriüksuse kirjavahetuse registris.
135. Regulaarselt moodustatavate ajutiste komisjonide töö tulemused vormistatakse dokumendivormidele (nt inventuuri läbiviimine, varade, asjaajamise ja dokumentatsiooni üleandmine-vastuvõtmine, varade mahakandmine, dokumentide hävitamine jms), mis esitatakse kinnitamiseks komisjoni moodustajale.
136. Dokumentide loeteluga liigitatakse dokumendid sarjadesse ja määratakse nende säilitustähtajad. Dokumentide loetelu kinnitab administratsioonidirektor. Dokumentide loetelu koostatakse tähtajatult ja seda muudetakse üksnes siis, kui ülikooli funktsioonide või struktuuri muutumise tulemusena tekivad uued dokumentide sarjad või muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg. Dokumentide loetelu muudatuste ettepanekud teeb struktuuriüksuse juht või ülikooli asutuse direktor peaarhivaarile.
137. Dokumentide loetelus märgitakse
137.1. funktsiooni nimetus ja tähis,
137.2. sarja tähis ja nimetus,
137.3. sarja asukoht ülikooli asjaajamissüsteemis,
137.4. säilitustähtaeg,
137.5. juurdepääsupiirang,
137.6. teabekandja,
137.7. märkused.
138. Dokumentide liigituse põhiüksus dokumentide loetelus on sari. Sari on arhivaalidest koosnev korrastusüksus, mida ühendab üks või mitu järgmist tunnust:
138.1. arhivaalide liik,
138.2. arhivaalide sisu,
138.3. tegevus või ülesanne, mille täitmise käigus arhivaalid on tekkinud,
138.4. periood, mille vältel arhivaalid on loodud või saadud,
138.5. arhivaalide säilitustähtaeg.
139. Säilitustähtajad on üldjuhul kindlaks määratud seaduste või seaduse alusel vastu võetud õigusaktidega. Kui säilitustähtaega pole kindlaks määratud, lähtutakse:
139.1. faktide või tegevuse tõestamiseks ning isikute õiguste kaitseks vajalikust tähtajast,
139.2. ülikooli või tema struktuuriüksuse tegevuse järjepidevuse tagamise vajadusest,
139.3. dokumentide näidisloeteludest dokumentide säilitustähtaegade kohta.
140. Dokumendi säilitustähtaeg vastab dokumentide loetelus sarjale kehtestatud säilitustähtajale. Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse selle loomise või saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast. Üksteisega seotud dokumentide (nt algatus- ja vastuskiri) säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise või saamise või asja lõpetamise kuupäevast.
141. Säilitustähtaeg näitab dokumendi minimaalset alalhoidmise aega. Arhiiviväärtuslikuks hinnatud arhivaalid antakse arhiiviseaduse kohaselt üle riigiarhivaari määratud avalikku arhiivi (edaspidi avalik arhiiv).
142. Dokumentide loetelu või selle muutmise ettepanekud esitab peaarhivaar avalikule arhiivile hinnangu saamiseks enne dokumentide loetelu kinnitamiseks või muutmiseks esitamist. Positiivse hinnangu saamisel kinnitab administratsioonidirektor dokumentide loetelu või selle muudatused korraldusega.
143. Arhiivi korrastamisega:
143.1. võimaldatakse arhivaalide üleandmine arhiivi ning arhiiviväärtuslikuks tunnistatud arhivaalide hilisem üleandmine avalikku arhiivi,
143.2. lihtsustatakse juurdepääsu arhivaalidele,
143.3. tagatakse arhivaalide otstarbekas säilitamine.
144. Arhiiv korrastatakse kolmeks korrastusüksuseks: arhiiv, sari ja säilik.
145. Arhiiv korrastusüksusena on ülikooli tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Arhiiv koosneb struktuuriüksuste ja ülikooli asutuste pikaajalise (üle 10 aasta) ja alatise säilitustähtajaga korrastatud arhivaalidest.
146. Arhiiv on liigendatud allarhiivideks. Allarhiivid moodustuvad struktuuriüksustes või ülikooli asutustes nende tegevuse käigus loodud või saadud lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) arhivaalidest, mida säilitatakse struktuuriüksustes või ülikooli asutustes vastavalt dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtajale kuni nende hävitamiseni.
147. Säilik on korrastamise algüksus arhivaalide füüsiliseks haldamiseks. Säiliku võivad moodustada
147.1. üksikarhivaalid (kiri jne),
147.2. ühte sarja kuuluvad arhivaalid (toimik, mapp, karp jne).
148. Dokument peab olema vormistatud selliselt, et seda oleks võimalik nõuetekohaselt arhiveerida. Üle 10 aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendi säilitamisele kuuluv paberkoopia kinnitatakse ülikoolis kehtivas korras.
149. Arhivaalide ettevalmistamine säilitamiseks hõlmab säilikute tähistamist, ümbrisesse paigutamist jms. Arhivaalide säilitamiseks ettevalmistamisel arvestatakse nii arhivaalide säilitamise (arhiivipüsivate materjalide kasutamine) kui ka kasutamise vajadust ja nõudeid.
150. Lõpetatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes, mille seljale ja kaanele märgitakse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta.
151. Kirjavahetuse puhul paigutatakse ühte toimikusse algatuskiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument.
152. Kui dokument on saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja sellest säilitatakse väljatrükk, säilitatakse ka vastav elektronposti teade.
153. Paberarhivaalid valmistatakse pikaajaliseks säilitamiseks ette järgmiselt:
153.1. dokumendid võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust säilitamiseks mittesobivast ümbrisest,
153.2. mittearhiiviaines (koopiad, mustandid jms) eraldatakse,
153.3. dokumendid süstematiseeritakse kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel,
153.4. metallkinnitid eraldatakse,
153.5. dokumendid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse, mappi, karpi vms,
153.6. lehed nummerdatakse pliitsiga,
153.7. täidetakse lehtede arvu tõestav kirje.
154. Tähistamiseks märgitakse toimikule, mapile, karbile vms järgmised andmed:
154.1. Tartu Ülikool,
154.2. struktuuriüksuse või ülikooli asutuse nimetus,
154.3. asjaajamisindeks või -tähis,
154.4. pealkiri,
154.5. piirdaatumid või aastad,
154.6. tähis arhivaalide loetelu järgi.
155. Toimikuid peetakse asjaajamisaastate kaupa. Arhiivikorrastustööde käigus võib pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga toimikusse paigutada kogu korrastustööde vahelisel perioodil (kolm aastat) tekkinud dokumentatsiooni. Toimikusse paigutatakse maksimaalselt 250 lehte.
156. Toimikusse pannakse ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Vormistamata dokumendid (puudub kuupäev, allkiri) tagastatakse koostajale lõplikuks vormistamiseks.
157. Toimiku piirdaatumid on esimese ja viimase dokumendi kuupäevad. Saabunud kirja kuupäevaks loetakse selle saabumise, s.o registreerimise kuupäev. Mõnede dokumentide, näiteks aruannete puhul piirdaatumeid ei märgita ning toimikus asuvate dokumentide aastad näidatakse pealkirjas.
158. Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse struktuuriüksuses või ülikooli asutuses kaks aastat. Kolmandal aastal tehakse arhiivikorrastustööd ning struktuuriüksuse või ülikooli asutuse kulul ette valmistatud ja korrastatud pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga arhivaalid antakse struktuuriüksuse juhi või ülikooli asutuse direktori allakirjutatud arhivaalide loetelu alusel arhiivi.
159. Arhiiv valmistab ette dokumentide üleandmise-vastuvõtmise akti, millele kirjutavad alla dokumente üleandva struktuuriüksuse või ülikooli asutuse asjaajamise eest vastutav töötaja ja arhiivi töötaja.
160.Ülikooli funktsioonide või struktuuri muutumisel liidetakse arhivaalid, millega seotud asjaajamine ei ole arhiivi üleandmise hetkeks lõppenud, ülesanded ülevõtnud struktuuriüksuse asjaajamissüsteemiga nii, et arhivaalide esialgne päritolu oleks jälgitav. Arhivaalid, millega seotud asjaajamine on arhivaalide üleandmise hetkeks lõppenud, korrastatakse ülesanded ülevõtnud struktuuriüksuse arhivaalidest eraldi.
161. Üliõpilase isikutoimikusse kuuluvad:
161.1. ülikooli astumise avaldus,
161.2. riigieksamitunnistuse koopia,
161.3.keskharidust tõendava dokumendi koopia,
161.4. kõrgharidust tõendava diplomi koopia, kui üliõpilasel on varem omandatud kõrgharidus,
161.5. sisseastuja eksamileht, kui erialal on sisseastumiskatsed või -eksamid,
161.6. immatrikuleerimise korralduse koopia,
161.7. üliõpilase õpingutega seotud avaldused,
161.8. üliõpilasega seotud muude korralduste koopiad,
161.9. eksmatrikuleerimise korralduse koopia koos esildise või viitega selle asukoha kohta,
161.10.ülikooli lõpetamisel diplomi ja akadeemilise õiendi kinnitatud koopiad,
161.11. õpingute katkestamisel väljavõte õpingutulemustest.
162. Üliõpilase kohta peetakse ainult ühte isikutoimikut. Juba arhiveeritud isikutoimik võetakse üliõpilase õpingute jätkamisel arhiivist välja ning sellesse kogutakse lisanduvad dokumendid. Kui toimik on uuesti lõpetatud, nummerdatakse juurdetulnud lehed, tehakse täiendav lehtede arvu tõestav kirje ning toimik tagastatakse arhiivi.
163. Ülikooli töötaja isikutoimikusse kuuluvad
163.1. tööleping(ud) koos lisade ja alusdokumentidega (nt töölepingu projekt, esildised jms),
163.2. akadeemilistel ametikohtadel ametikoha taotlemisel vastavalt konkursi tingimustele nõutud dokumendid,
163.3. mitteakadeemilistel ametikohtadel ametikirjeldus,
163.4. mitteakadeemilistel ametikohtadel töötaja elulookirjeldus (CV) ja haridust tõendavad dokumendid,
163.5. kooskõlastusavaldus teise tööandja juures töötamise kohta,
163.6. distsiplinaarkaristuse määramisekorral:
163.6.1. rektori korralduse koopia distsiplinaarkaristuse määramise kohta (töötaja allkirjaga),
163.6.2. struktuuriüksuse juhi esildis distsiplinaarkaristuse määramise kohta,
163.6.3. töötaja seletuskiri ja distsiplinaarsüüteo muud dokumentaalsed tõendid,
163.7. töölepingu lõpetamisel struktuuriüksuse juhi esildised rektorile ning töötaja või tööandja avaldused ja teatised, sealhulgas:
163.7.1. töölepingu lõpetamise korral seoses tähtaja möödumisega teatis isikule töölepingu lõpetamise kohta,
163.7.2. töölepingu lõpetamisel poolte kokkuleppel poolte kirjalikud avaldused töölepingu lõpetamise kohta,
163.7.3. töölepingu lõpetamisel seoses koondamisega struktuuriüksuse juhi esildis koondamisettepanekuga ja teatis isikule koondamise kohta (töötaja allkirjaga),
163.8. töötaja avaldused koos alusdokumentidega.
164. Töötaja kohta peetakse ainult ühte isikutoimikut. Kui isik asub ülikooli uuesti tööle, jätkatakse arhiveeritud toimikut.
165. Lõpetatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja vormingus, mis tagab nende autentsuse ja usaldusväärsena säilimise vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
166. Digitaaldokumentide säilitamisel peab olema tagatud dokumendi ja selle osade terviklus.
167. Dokumentide loetelu määrab sarja või toimiku, millesse digitaaldokument kuulub.
168. Enne kui alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumente hakatakse säilitama ainult digitaalselt, tuleb kasutusele võtta nende pikaajalise säilivuse tagamise abinõud. Ühtsete eeskirjade väljatöötamiseni ja tehniliste võimaluste väljaarendamiseni trükitakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga elektroonsetele andmekandjatele salvestatud dokumendid paberile ja säilitatakse samadel alustel paberdokumentidega.
169. Arhivaalide loetelu alusel tehakse arhivaalide, millega seotud asjaajamine on lõppenud, olemikontrolli ja kindlustatakse arhivaalide süsteemne paiknemine arhiivis. Arhivaalide loetelu peetakse dokumentide loetelu alusel struktuuriüksuses ja arhiivis.
170. Arhivaalide loetelus loetletakse toimikud või muud üksused dokumentide loetelus kehtestatud sarjade kaupa. Arhivaalide loetelus märgitakse:
170.1. Tartu Ülikool,
170.2. struktuuriüksuse või ülikooli asutuse nimi,
170.3. funktsiooni tähis ja nimetus,
170.4. sarja tähis ja nimetus,
170.5. säilitustähtaeg,
170.6. toimiku või muu üksuse järjekorranumber ja pealkiri,
170.7. toimiku või muude üksuste hulk,
170.8. arhivaalide piirdaatumid või aastad.
171. Arhivaalide loetelud koostatakse kolme kuu jooksul pärast asjaajamisaasta lõppu. Iga sarja kohta koostatakse üks arhivaalide loetelu, mida edaspidi täiendatakse igal aastal. Arhivaalide hävitamisel või üleandmisel arhiivi tehakse arhivaalide loetelus märge arhivaalide väljumise kohta koos viitega hävitamis- või üleandmis-vastuvõtmisaktile.
172. Arhivaalide hävitamiseni või arhiivi üleandmiseni hoiab struktuuriüksus või ülikooli asutus dokumendid arhivaalide loeteluga vastavuses. Asjaajamisaasta jooksul tekkinud toimikuid või muid üksusi, mille säilitustähtaeg ei ületa kümmet aastat, võib loetleda summaarselt.
173. Korrastatud arhivaalide üleandmiseks arhiivi teeb struktuuriüksuse või ülikooli asutuse asjaajamise eest vastutav töötaja arhivaalide loetelust üleantavate arhivaalide kohta väljavõtte. Arhivaalide loetelule kirjutab alla struktuuriüksuse või ülikooli asutuse juht.
174. Arhiivi antavate arhivaalide ja arhivaalide loetelu juurde kuulub ajalooline õiend, milles kirjeldatakse struktuuriüksuse või ülikooli asutuse struktuuri, tegevust ja tekkinud dokumente. Ajaloolise õiendi koostab ja kirjutab sellele alla struktuuriüksuse või ülikooli asutuse juht.
175. Säilitustähtaja ületanud avalike arhivaalide hävitamiseks moodustatakse struktuuriüksuses või ülikooli asutuses komisjon. Haldus- ja tugistruktuuri allüksuste ja ülikooli asutuste komisjonid moodustab administratsioonidirektor oma korraldusega. Akadeemilise struktuuri üksuste komisjonid moodustab dekaan oma korraldusega.
176. Arhiivikorrastustööde komisjon peab olema vähemalt kolmeliikmeline. Komisjoni kuuluvad esimees (struktuuriüksuse või ülikooli asutuse juht) ja liikmed (struktuuriüksuse või ülikooli asutuse asjaajamise eest vastutav töötaja ja ülikooli arhiivi töötaja).
177. Komisjoni moodustamise esildise teeb struktuuriüksuse või ülikooli asutuse juht hiljemalt 15. jaanuaril igal kolmandal aastal. Haldus- ja tugistruktuuri allüksuste juhid ning ülikooli asutuste direktorid teevad esildise administratsioonidirektorile, kooskõlastades selle eelnevalt peaarhivaariga. Akadeemilise struktuuri üksuste juhid teevad esildise teaduskonna dekaanile, kooskõlastades selle eelnevalt dekanaadi juhatajaga. Komisjonide töö lõpptähtaeg (soovitavalt jooksva asjaajamisaasta esimesel poolel) lepitakse eelnevalt kokku arhiivi töötajaga ning see märgitakse komisjoni moodustamise korralduses.
178. Komisjon kutsutakse kokku iga kolme aasta järel ning tööde käigus eraldatakse hävitamiseks aegunud ja väärtuse kaotanud dokumendid. Avalike arhivaalide hävitamise ettevalmistamisel koostab struktuuriüksuses või ülikooli asutuses moodustatud komisjon arhivaalide hävitamisakti kavandi ja esitab selle digitaalselt peaarhivaarile. Akt vormistatakse ülikooli üldplangil ja sellele kirjutab alla komisjoni esimees.
179. Vormikohases hävitamisaktis märgitakse
179.1. arhivaalide hävitamisakti koostamise koht,
179.2. akti koostamise kuupäev ja number,
179.3. tähis dokumentide loetelu järgi,
179.4. sarja või toimikute nimetus või pealkiri,
179.5. hävitamisele kuuluvate dokumentide aastad,
179.6. toimikute või muude üksuste hulk,
179.7. arhivaalide säilitustähtaeg,
179.8. viide õigusaktidele, mis reguleerivad arhivaalide säilitamist või hävitamist,
179.9. märge arhivaalide hävitamise viisi kohta,
179.10. märge arhivaalide hävitamise aja, koha ning hävitamise eest vastutava töötaja kohta.
180. Arhiiv edastab hävitamisaktide kavandid hinnangu andmiseks avalikku arhiivi.
181. Arhiiv edastab avaliku arhiivi otsuse ärakirja koopia arhivaalide hävitamist taotlenud struktuuriüksusele või ülikooli asutusele.
182. Struktuuriüksuse või ülikooli asutuse asjaajamise eest vastutav töötaja hävitab hävitamisakti kavandisse kantud avalikud arhivaalid ühe kuu jooksul pärast arhivaalide hävitamist lubava hindamisotsuse saamist, täidab akti lõpuosa arhivaalide hävitamise kohta ning saadab akti tagasi arhiivi.
183. Arhivaalide hävitamist keelava otsuse korral hindab komisjon dokumente uuesti, põhjendades kirjalikult dokumentide hävitamise vajadust või arhivaalide eraldamist edasiseks säilitamiseks.
184. Arhivaal hävitatakse kas arhivaali füüsilise hävitamise teel (purustamine, põletamine) või teabe kustutamisega selle kandjalt.
185. Töö tulemusena tekkinud ebaolulised dokumendid (mustandid, koopiad, väljatrükid, disketid jms) tuleb hävitada kohe.
186. Alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalide üleandmiseni arhiivi või lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalide hävitamiseni on iga struktuuriüksus või ülikooli asutus kohustatud kaitsma oma dokumente hävimise, kahjustamise ja varguse eest.
187. Arhiivi ruumid peavad vastama Vabariigi Valitsuse kinnitatud arhiivieeskirjas sätestatud nõuetele.
188. Arhivaali füüsilise või keemilise kahjustuse korral otsustab peaarhivaar arhivaali konserveerimis- või restaureerimisvajaduse, lähtudes säilitamise kohustusest ja kasutamise vajadusest.
189. Arhivaali konserveerimis- ja restaureerimistööd tellitakse ainult vastava väljaõppe saanud spetsialistilt.
190. Arhiivi töötajad tagavad arhivaali kasutamise selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisukorda ega ohusta edasist säilimist.
191. Arhiivi töötajad võivad piirata arhivaalidele juurdepääsu, kui teabekandja füüsiline seisukord on halb või kui kasutamine võib arhivaali kahjustada, tagades samas isikule juurdepääsu arhivaalis sisalduvale teabele.
192. Arhiivi hoidlates võivad viibida ainult arhiivi töötajad.
193. Juurdepääs avalikule arhivaalile on vaba alates arhivaali tekkimisest, kui sellel ei ole juurdepääsupiirangut.
194. Arhiiv tagab juurdepääsu oma valduses olevas arhivaalis sisalduvale teabele arhivaalide kasutamise võimaldamisega või arhivaalides sisalduva teabe vahendamisega vastusena isiku või asutuse taotlusele.
195. Igal isikul on õigus nõuda arhivaali valdajalt (struktuuriüksus, ülikooli asutus või arhiiv) andmeid teda puudutava teabe kohta ning sellega tutvuda.
196. Arhiivis on arhivaalide kasutamiseks eraldi ruum.
197. Arhiivis asuvaid arhivaale kasutatakse üldjuhul kohapeal. Arhivaalide kasutamiseks peab kasutaja ennast registreerima. Kasutaja registreerimisel on arhiivi töötajal õigus nõuda isikut tõendavat dokumenti.
198. Ülikooli töötajatel on õigus laenutada oma tööülesannete täitmiseks arhiivist arhivaale. Laenutamine registreeritakse.
199. Arhivaalide laenutamine väljapoole ülikooli vormistatakse aktiga, kuhu märgitakse:
199.1. asutus või isik, kellele dokumente laenutatakse,
199.2. laenutamise eesmärk,
199.3. arhivaali identifitseerimiseks vajalikud andmed (toimiku indeks, pealkiri ja aasta(d), leidandmed),
199.4. laenutaja kohustus välistada dokumentide sattumine kolmandate isikute kätte,
199.5. kokkulepe dokumentides sisalduva teabe avaldamise võimaluste kohta,
199.6. tagastamise tähtaeg,
199.7. osapoolte allkirjad.
200. Arhiiv on kohustatud väljastama taotluse alusel arhivaalidest, millele ei kehti juurdepääsupiirangud, väljavõtteid ja koopiaid ning arhiiviteatisi.
201. Juurdepääsu üksnes asutusesiseseks kasutamiseks ettenähtud arhivaalidele otsustab struktuuriüksuse juht, ülikooli asutuse direktor või peaarhivaar.
202. Eraelulisi isikuandmeid sisaldavale dokumentidele kehtib juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest.
203. Juurdepääsupiiranguga arhivaalidele võimaldatakse juurdepääs vaid juurdepääsuõigust omavale isikule isikut tõendava dokumendi alusel ja allkirja vastu.
204. Juurdepääsupiiranguga arhivaalide loetelud ja nimistud ning arhivaalidele juurdepääsu tingimused on avalikud.
Akadeemik Jaak Aaviksoo
Rektor, professor